Gevraagd wordt om het verslag van de vorige zitting goed te keuren.
Beslissing: éénparig goedgekeurd
Gelet op artikel 32 van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Gelet op het verslag van de vorige zitting in bijlage;
éénparig
Het verslag van de vorige zitting wordt goedgekeurd.
Gevraagd wordt kennis te nemen van het Besluit van de Gouverneur van de Provincie West-Vlaanderen van 17 oktober 2023 waarbij de jaarrekening over het financiële boekjaar 2022 van de gemeente en het OCMW van Hooglede wordt goedgekeurd.
Kennisname: éénparig
Gelet op de brief met kenmerk LF-JRBBC-23.0079 van het Agentschap Binnenlands Bestuur, Havenlaan 88 bus 70, 1000 Brussel in verband met het nazicht van de Jaarrekening 2022;
Gelet op artikel 262 en 332§1 derde lid van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
De Burgemeester licht toe dat bij de goedkeuring van de jaarrekening door de Gouverneur geen formele vaststellingen werden gedaan, maar dat er wel enkele technische opmerkingen werden geformuleerd. Deze gaan over het gebruik van de juiste economische codes in de boekhouding en het correct boeken van subsidies en toelagen.
Raadslid Pillaert merkt op dat dit enkel aantoont dat de ambtenaren hun werk goed hebben gedaan, dit zegt niets over het beleid. Het is enkel een “foto-moment” van de ontvangsten en uitgaven. Volgende raad, wanneer het meerjarenplan wordt voorgelegd, zal volgens hem dan ook een belangrijker moment zijn.
NEEMT EENPARIG KENNIS:
van het Besluit van de Gouverneur van de Provincie West-Vlaanderen van 17 oktober 2023 waarbij de jaarrekening over het financiële boekjaar 2022 van de gemeente en het OCMW van Hooglede wordt goedgekeurd.
Voorgesteld wordt om akte te nemen van het verbeterde advies van het bisdom m.b.t. de budgetwijziging 2023 van de Kerkfabriek Christus-Koning over het dienstjaar 2023.
Aktename: éénparig
Gelet op artikel 40 en 41 van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Gelet op het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten, inzonderheid de artikelen 2, 48 en 50;
Gelet op de akteneming van het budget 2023 van de kerkfabriek Christus-Koning te Hooglede door de gemeenteraad van Hooglede op 19 september 2022;
Gelet op de beslissing van 27 juni 2023 van de kerkraad van Christus-Koning te Hooglede waarbij het budget 2023 van de kerkfabriek werd gewijzigd;
Overwegende dat deze wijziging van het budget op 22 augustus 2023 via de applicatie Religiopoint door de gemeente werd ontvangen;
Gelet op het gunstig advies dd. 12 juli 2023 van het erkend representatief orgaan;
Gelet op de akteneming van de budgetwijziging dj. 2023 van de kerkfabriek Christus-Koning te Hooglede door de gemeenteraad van Hooglede op 25 september 2023;
Gelet op het verbeterde - gunstig - advies dd. 12 juli 2023 dat op 26 oktober 2023 werd bezorgd door Dhr. Bart Vercauteren, Bisdom Brugge - Dienst kerkfabrieken;
Overwegende dat de budgetwijziging 2023 0,00 EUR voorziet in exploitatie ontvangsten en uitgaven;
Overwegende dat de budgetwijziging 2023 25.024,21 EUR in investeringsontvangsten en 28.803,91 EUR in investeringsuitgaven voorziet waardoor de investeringsontvangsten na wijziging 50.024,21 euro bedragen en de investeringsuitgaven 53.803,91 euro en het investeringsresultaat op -3.779,70 euro komt waarmee het investeringsresultaat van 2022 (+3.779,70 euro) correct wordt wegwerkt ;
Overwegende dat de gemeentelijke exploitatiebijdrage 2023 van 9.368,37 EUR en investeringsbijdrage 2023 van 9350 EUR na toepassing van het verbeterde advies van het bisdom binnen de grenzen blijft van het bedrag, opgenomen in het goedgekeurde gewijzigde meerjarenplan;
De Burgemeester licht het agendapunt toe:
Het “probleem” met de ingediende BW was dat de investeringen eindigden op +3.750 terwijl het investeringsresultaat JR 2022: 3.779,70 € was waardoor de BW 2023 eigenlijk zou moeten eindigen op -3.779,70 €.
Om te zorgen dat het investeringssaldo op 0 komt, werd de gemeentelijke toelage (code 3100) verlaagd met -3.750 € en werden de investeringsuitgaven (code 4100) verhoogd met 3.779,70 €.
Gecorrigeerd advies: Investeringsontvangsten – Investeringsuitgaven = 50.024,21 – 53.803,91 = - 3.779,7 € (+ Overschot 2022 = +3.779,7 = 0).
Het Bisdom bezorgde ons hiervoor een aangepast advies.
éénparig
Enig artikel: Er wordt akte genomen van het verbeterde advies van het bisdom m.b.t. de budgetwijziging 2023 van de Kerkfabriek Christus-Koning over het dienstjaar 2023.
Gevraagd wordt kennis te nemen van de begrotingswijziging 3en 4 van de politiezone RIHO. De gemeentelijke tussenkomst blijft gelijk.
Kennisname: éénparig
Gelet op art. 40 van de WGP dat bepaalt dat de begroting van het lokaal politiekorps wordt goedgekeurd door de politieraad, overeenkomstig de door de Koning bepaalde begrotingsnormen;
Gelet op het KB van 5 september 2001 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de lokale politie;
Gelet op de omzendbrief PLP 17 betreffende de tussenkomst van de federale overheid in de financiering van de lokale politiekorpsen – federale toelage;
Gelet op de omzendbrief ZPZ 8 dd. 18.10.2001 betreffende de richtlijnen inzake de gemeentebegroting en –boekhouding m.b.t. de politiehervorming;
Gelet op het KB dd. 05.09.2001 betreffende het minimaal effectief van het operationeel en van het administratief en logistiek personeel van de lokale politie;
Gelet op de ministeriële omzendbrief PLP 49 betreffende de onderrichtingen voor het opstellen van de politiebegroting voor 2023 ten behoeve van de politiezone;
De politiebegroting 2023 werd in de politieraadszitting van 7 december 2022 goedgekeurd;
Op artikelnummer 33001/485-48 “Gemeentelijke toelage Hooglede” van de politiebegroting 2023 is een bedrag van € 1.162.785 (exploitatie: € 1.096.705,00 – investeringen: € 66.080) voorzien;
Met de beslissing van de gemeenteraad van 19 december 2022 werd de gemeentelijke bijdrage voor de politiezone RIHO goedgekeurd;
In de politieraad van 26 oktober 2023 werd de begrotingswijziging van de politiezone RIHO goedgekeurd, uit de begrotingswijziging blijkt dat de gemeentelijke bijdrage van de gemeente Hooglede aan de politiezone RIHO gelijk blijft;
Gelet op het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Gehoord het College van Burgemeester en Schepenen in zijn verslag;
De Burgemeester licht het agendapunt toe.
In de gewone dienst zijn dit de voornaamste wijzigingen in de uitgaven:
- Werkingsuitgaven:
* kredieten gas en elektriciteit: - 60.000 €
* arbeidsgeneeskundige dienst: + 15.000 €
* kosten beroepsopleiding: + 5.000 €
* aankoop functionele uitrusting: + 10.000 €
* roerende voorheffing: + 10.000 €
- personeelsuitgaven: diverse personeelskredieten: - 528.000 €
In de gewone dienst zijn de belangrijkste wijzigingen in de ontvangsten:
Federale basistoelage: + 362.403,84 €
verkeersveiligheidsfonds: + 142.275,50 € en + 75.718,77 €
vergoeding kleine schade: + 160.000 €
Interesten beleggingsrekening: + 50.000 €.
Het begrotingsresultaat bedraagt + 1.338.398,11 €.
In de buitengewone dienst zijn de voornaamste wijzigingen in de uitgaven de aankoop van een nieuw flitsvoertuig (+ 44.000 € en + 76.000€) en de aankoop nieuwe radio’s (+ 170.000 €)
NEEMT EENPARIG KENNIS:
Van de begrotingswijziging nr. 3 en 4 van de politiebegroting 2023 van de politiezone RIHO.
Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de heer Provinciegouverneur, de Voorzitter van het Politiecollege van RIHO en aan het Stadsbestuur van Izegem en Roeselare.
Voorgesteld wordt akkoord te gaan met de financiële verdeelsleutel die de jaarlijkse bijdrage van elke gemeente aan de hulpverleningszone Midwest vastlegt. De exploitatietoelage bedraagt € 322.523,50 en de investeringstoelage € 68.533,50.
Beslissing: éénparig goedgekeurd
Gelet op het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen inzonderheid de artikels 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad en de artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid en meer bepaald artikel 68 § 1 dat bepaalt dat de gemeentelijke dotatie wordt ingeschreven in de uitgaven van elke gemeentebegroting;
Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid en meer bepaald artikel 68 § 2 dat bepaalt: ‘de dotaties van de gemeenten van de zone worden jaarlijks vastgelegd door de raad op basis van een akkoord, bereikt tussen de verschillende betrokken gemeenteraden. Het akkoord wordt bereikt ten laatste op 1 november van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de dotatie bestemd is. …’
Overwegende dat de gemeente HOOGLEDE conform het Koninklijk Besluit van 2 februari 2009 tot vaststelling van de territoriale afbakening van de hulpverleningszones, wordt ingedeeld in hulpverleningszone 2 West-Vlaanderen (verder Zone Midwest genoemd);
Overwegende dat Zone Midwest in zitting van de prezoneraad op 27 mei 2014 een akkoord bereikte m.b.t. de financiële verdeelsleutel die de dotatie bepaalt van elke gemeente aan de Zone Midwest; na diverse infosessies aan schepenen, raadsleden, financieel beheerders en secretarissen werd de financiële verdeelsleutel herbevestigd tijdens de prezoneraad op 24 juni 2014;
Deze financiële verdeelsleutel werd bevestigd in voorontwerp (pré-begroting) door het zonecollege in zitting van 29 augustus 2023 m.b.t. de opmaak van het budget voor 2024.
Een informatievergadering voor de gemeentebesturen vond plaats op 5 oktober 2023.
Overwegende dat deze financiële verdeelsleutel opnieuw werd bevestigd door de zoneraad in zitting van 24 oktober 2023 m.b.t. de opmaak van het budget voor 2024;
Overwegende dat de totale exploitatietoelage van de gemeenten voor 2024 € 7.862.355,00 de totale investeringstoelage voor 2024 € 1.605.000,00 en de totale gemeentelijk gezamenlijke toelage € 9.467.355,00 bedraagt.
De exploitatietoelage voor de gemeente Hooglede wordt vastgesteld op € 322.523,50 en de investeringstoelage voor de gemeente Hooglede wordt vastgesteld op € 68.533,50 . Deze kredieten werden voor het jaar 2024 in het MJP 2020-2025 ingeschreven.
Op voorstel van de burgemeester.
De Burgemeester licht het agendapunt toe.
De dotatie voor 2024 aan de hulpverleningszone Mid-West bedraagt 322.523,50 € als exploitatietoelage en 68.533,50 € als investeringstoelage.
éénparig
Artikel 1: De gemeenteraad neemt akte van de financiële verdeelsleutel die de jaarlijkse bijdrage van elke gemeente aan de Zone Midwest vastlegt en die door de zoneraad in zitting van 24 oktober 2023 voor de begroting 2024 werd herbevestigd.
Art. 2: De gemeenteraad gaat akkoord met de exploitatietoelage aan de Zone Midwest voor 2024 die in de onderstaande tabel wordt weergegeven:
| Gemeente |
Dotatie 2024 |
| Ardooie |
€ 287.080,50 |
| Hooglede |
€ 322.523,50 |
| Ingelmunster |
€ 240.051,50 |
| Izegem |
€ 831.952,50 |
| Lichtervelde |
€ 260.517,00 |
| Meulebeke |
€ 292.852,50 |
| Moorslede |
€ 313.367,00 |
| Pittem |
€ 225.743,00 |
| Roeselare |
€ 3.265.935,50 |
| Ruiselede |
€ 121.157,50 |
| Staden |
€ 322.495,50 |
| Tielt |
€ 584.089,50 |
| Wingene |
€ 404.182,50 |
| Dentergem |
€ 197.703,50 |
| Oostrozebeke |
€ 192.703,50 |
| Totaal |
€ 7.862.355,00 |
Art. 3: De gemeenteraad gaat akkoord met de investeringstoelage aan de Zone Midwest voor 2024 die in de onderstaande tabel wordt weergegeven:
| Gemeente |
Dotatie 2024 (in euro) |
| Ardooie |
€ 63.397,50 |
| Hooglede |
€ 68.533,50 |
| Ingelmunster |
€ 68.533,50 |
| Izegem |
€ 184.093,50 |
| Lichtervelde |
€ 52.965,00 |
| Meulebeke |
€ 70.780,50 |
| Moorslede |
€ 64.842,00 |
| Pittem |
€ 49.755,00 |
| Roeselare |
€ 549.712,50 |
| Ruiselede |
€ 33.223,50 |
| Staden |
€ 71.422,50 |
| Tielt |
€ 148.462,50 |
| Wingene |
€ 90.361,50 |
| Dentergem |
€ 45.100,50 |
| Oostrozebeke |
€ 43.816,50 |
| Totaal |
€ 1.605.000,00 |
In de Kleine Stadenstraat worden ter hoogte van de serviceflats drie plaatsen aangeduid voor minder validen. Voorgesteld wordt om deze wijziging aan het aanvullend reglement goed te keuren.
Beslissing: éénparig goedgekeurd
Gelet de nieuwe gemeentewet van 24 juni 1988;
Gelet op de bepalingen van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 meer bepaald artikel 287;
Gelet op de wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd bij koninklijk besluit van 16 maart 1968;
Gelet op het decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van verkeerstekens;
Gelet op het koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg;
Gelet op het ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald;
Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 23 januari 2009 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens;
Gelet op de omzendbrief MOB/2009/01 van 3 april 2009;
Gelet op het advies van de verkeerscommissie in vergadering van 7 november 2023;
Overwegende dat het noodzakelijk is de nodige maatregelen te treffen om een vlot verloop van het verkeer te verzekeren;
Overwegende dat de hierna voorziene maatregelen gemeenteweg bedoeld in artikel 6 van het decreet betreft;
Schepen Julie Misplon licht toe dat nabij de serviceflats “Residentie Zevekote” en de sociale woningen “De Rabottel” een derde parkeerplaats wordt voorzien voor personen met een beperking
Het gaat om de eerste parkingplaats direct links gezien vanaf de Hogestraat. Deze parkeerplaats was reeds voldoende breed.
éénparig
Artikel 1: Alle bepalingen in het vorig reglement met betrekking tot hogervermelde straat worden opgeheven.
Art. 2: Voorrangsregelingen
1/Bovenvermelde straat heeft voorrang t.o.v. de :
- Kasteelstraat (B5)
- Schoolstraat (B5)
- Zouavenstraat (B1)
- splitsing zevekote (B1)
- inrit service flats (B1)
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door de verkeersborden B15 t.o.v. de borden B1 en B5.
2/ Bovenvermelde straat is ondergeschikt aan :
- Marktplaats (rond punt)
- De Akkerstraat (rond punt)
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door de verkeersborden B15 t.o.v B5.
Art. 3: Verbodsbepalingen :
1/In bovenvermelde straat wordt er éénrichtingsverkeer ingericht met uitzondering van fietsers en bromfietsers klasse A :
- het gedeelte vanaf het begin tot aan de Schoolstraat
- het gedeelte tussen de basisschool De Zonnebloem, Hogestraat en de Kleine Stadenstraat nr. 4.
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door de verkeersborden C1 en F19 aangevuld met de borden M3 en M5.
2/ In bovenvermelde straat is het verboden te parkeren:
- het gedeelte tussen de service flats en de Kasteelstraat (pare kant)
- de zijweg naar de huizen nr.11 tot 19.
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door de verkeersborden E1 met passende pijl
3/In bovenvermelde straat is de toegang verboden voor ieder bestuurder, uitgezonderd fietsers:
- de verbindingsweg: - Kleine Stadenstraat-Akkerstraat (’t Hogewegeltje)
- Kleine Stadenstraat-Oude Rozebekestraat (Brouckenswegel)
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door het verkeersbord C3 met onderbord uitgezonderd fietsers.
Art. 4: Gebodsbepalingen :
Op volgende plaats wordt er een rond punt gevormd
- De Kleine Stadenstraat met de Marktplaats
- De Kleine Stadenstraat met de Akkerstraat
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door middel van de verkeersborden D5.
Art. 5: Wegmarkeringen :
A/De dwarsstrepen
In bovenvermelde straat wordt een oversteek voor voetgangers aangebracht :
- ter hoogte van het rondpunt met de Akkerstraat
- ter hoogte van de schooluitgang, huis nr.67
- ter hoogte van de schooluitgang, Vrije Basisschool ‘de zonnebloem’
- ter hoogte van het rond punt met de Marktplaats
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht overeenkomstig art.76.3 van het KB van 01.12.1975.
B/De overlangse strepen
In bovenvermelde straat wordt de rijbaan verdeeld in rijstroken :
- van het huis nr.75 tot 83.
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door middel van witte doorlopende of onderbroken strepen naar hoelang, overeenkomstig art.72.2 of art.72.3 van het KB van 01.12.1975.
C/Andere markeringen
In bovenvermelde straat worden voorsorteerpijlen aangebracht bij het naderen van een kruispunt :
- ter hoogte van de aansluiting met de Marktplaats
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door witte voorsorteerpijlen, deze duiden de rijstrook aan die de bestuurders moeten volgen om de door de pijlen aangewezen richting te volgen, aangevuld met aanwijzingsbord F13.
In bovenvermelde straat wordt een fietspad afgebakend :
- ter hoogte van het kruispunt met de Schoolstraat over een afstand van 25 meter.
Deze maatregel wordt ter kennis door twee onderbroeken witte strepen zoals bedoeld In art.74 van het KB van 01.12.1975
Art. 6: Stilstaan en parkeren :
1/In bovenvermelde straat wordt de werkelijke rand van de rijbaan aangeduid langs dewelke het parkeren verboden is :
- ter hoogte van het huis nr.5-7
- ter hoogte van het huis nr.29
- ter hoogte van de Schoolstraat (onpare kant over 25 meter)
- aan de overzijde van het huis met nr.48
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door een gele onderbroken streep aangebracht op de werkelijke rand van de rijbaan of op de trottoirband of de boordsteen van de verhoogde berm volgens art.75.1.2°.
2/In bovenvermelde straat worden de plaatsen aangeduid waar de voertuigen moeten staan:
- het gedeelte vanaf de Akkerstraat tot huis nr.89
- ter hoogte van de service flats
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door middel van witte markeringen en of het verkeersbord E9b.
3/In bovenvermelde straat wordt er parkeerverbod ingevoerd:
- vanaf het begin van de straat tot de Kasteelstraat (pare kant)
- vanaf huis nr.27 tot huis nr.19
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door de verkeersborden E1 met passende pijlen.
4/ In bovenvermelde straat worden de plaatsen aangeduid voor minder validen
- ter hoogte van de serviceflats (3 plaatsen)
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door middel van het verkeersbord E9a met pictogram minder validen, zoals voorzien in art.70.2.1
5/In bovenvermelde straat wordt er één parkeerplaats aangeduid als laad-en loszone:
- deel van de Kleine Stadenstraat welke de verbinding vormt tussen de Hogestraat en de Kleine Stadenstraat.
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door het plaatsen van het verkeersbord E1 met onderbord “uitgezonderd laden en lossen”.
6/ In bovenvermelde straat wordt er één parkeerplaats voorbehouden voor het parkeren door zorgverstrekkers:
- deel van de straat welke de verbinding vormt tussen de Hogestraat en de Kleine Stadenstraat
Deze maatregel wordt ter kennis gebracht door het plaatsen van het verkeersbord E9a met als onderbord ”voorbehouden voor zorgverstrekkers”.
Art. 7: Dit aanvullend reglement wordt ter kennisgeving overgemaakt aan het Vlaams Huis voor de Verkeersveiligheid.
Gevraagd wordt om het nieuwe retributiereglement op afgifte van administratieve stukken (burgerzaken) vast te stellen.
Beslissing: éénparig goedgekeurd
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2019 waarbij voor een termijn van de aanslagjaren 2020-2024 ten behoeve van de gemeente een retributie werd geheven op de afgifte van de administratieve stukken en gewijzigd in de gemeenteraadsbeslissing van 21 november 2022;
Gelet op de Wet van 14 maart 1968 tot opheffing van de wetten betreffende de verblijfbelasting voor vreemdelingen, gecoördineerd op 12.10.1953;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 10 december 1996 betreffende de verschillende identiteitsdocumenten voor kinderen onder de twaalf jaar;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 05 maart 2017 tot bepaling van de verblijfsvergunningen waarvoor de gemeenten retributies kunnen innen voor het vernieuwen, verlengen of vervangen ervan en tot bepaling van het maximumbedrag bedoeld in art. 2, par. 2, van de wet 14.03.1968 tot opheffing van de wetten betreffende de verblijfbelasting voor vreemdelingen, gecoördineerd op 12.10.1953;
Gelet op het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
Gelet op het Ministerieel besluit van 28 oktober 2019 tot wijziging van het ministerieel besluit van 15 maart 2013 tot vaststelling van het tarief van de vergoedingen ten laste van de gemeenten voor de uitreiking van de elektronische identiteitskaarten voor Belgen, de elektronische identiteitsdocumenten voor Belgische kinderen onder de twaalf jaar, de elektronische kaarten en elektronische verblijfsdocumenten, afgeleverd aan vreemde onderdanen, en de biometrische kaarten en biometrische verblijfstitels, afgeleverd aan vreemde onderdanen van derde landen;
Gelet op de omzendbrief van 6 november 2023 betreffende het tarief van de vergoedingen ten laste van de gemeenten voor de uitreiking van de elektronische identiteitskaarten en -documenten vanaf 1 januari 2024;
Overwegende dat het aangewezen is om de retributie aan te passen voor de uitreiking van de elektronische identiteitskaarten en -documenten vanaf 1 januari 2024 naar aanleiding van de gestegen tarieven voor de spoedprocedures van identiteitskaarten en -documenten;
Schepen Julie Misplon verduidelijkt dat de tarieven aangepast worden omwille van de gestegen tarieven van FOD Binnenlandse Zaken voor de spoedprocedures van identiteitskaarten en -documenten.
éénparig
Artikel 1: Het besluit van de gemeenteraad van 21 november 2022 houdende de vaststelling van het retributiereglement op de afgifte van bepaalde administratieve stukken wordt opgeheven.
Art. 2: Vanaf 1 januari 2024 wordt er voor onbepaalde duur een retributie geheven op de afgifte van de in artikel 3 vermelde administratieve stukken. De retributie valt ten bezware van de personen of instellingen aan wie deze stukken door de gemeente op verzoek of ambtshalve worden uitgereikt.
Art. 3: De bedragen worden als volgt vastgesteld:
A) Voor de afgifte van digitale identiteitskaarten aan Belgische onderdanen en van digitale vreemdelingenkaarten:
B) Voor de internationale paspoorten:
C) Voor de reistitels vluchtelingen
Reistitel vluchtelingen +18 gewone procedure: 68€
D) Voor de rijbewijzen:
E) Andere:
Art. 4: Dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid toegezonden.
Voorgesteld wordt om het geactualiseerde tariefreglement voor sportactiviteiten van Gemeente Hooglede vast te stellen.
Beslissing: éénparig goedgekeurd
Gelet op artikel 40 §3 van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Gelet op het besluit van de Gemeenteraad van 5 maart 2015 betreffende goedkeuring tariefreglement sportactiviteiten;
Gelet op het besluit van het College van Burgemeester en Schepenen in zitting van 16.01.2023 betreffende het tarief voor sportkampen;
Overwegende dat een actualisatie van het tariefreglement voor sportactiviteiten aangewezen is;
Overwegende dat het voorstel tot actualisatie van het tariefreglement geen aanpassing betreft op de huidig gehanteerde tarieven;
Overwegende dat houders van een vrijetijdspas 50% korting genieten op de vastgestelde tarieven voor sport;
Schepen Frederik Sap licht het agendapunt toe:
“Voorliggend punt is een actualisering van tarieven met betrekking tot sportactiviteiten.
Bepaalde activiteiten werden afgestoten, waardoor deze tarieven kunnen verwijderd worden, bijvoorbeeld de spinning.
Voor andere activiteiten werd de prijs bijgesteld: bijvoorbeeld de prijs van de sportkampen, onder andere omdat die nu ook per dag kunnen geboekt worden.
En er zijn enkele nieuwe activiteiten bijgekomen, zoals Peuters on the Move.”
éénparig
Enig artikel: Het geactualiseerde tariefreglement voor sportactiviteiten van Gemeente Hooglede wordt als volgt vastgesteld:
Voorgesteld wordt om het subsidiereglement voor de wereldraad aan te passen.
Besluit: éénparig goedgekeurd
Gelet op het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 41, 2e lid, 23°;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 18 december 2017 houdende goedkeuring van het subsidiereglement voor ontwikkelingssamenwerking en duurzame ontwikkeling;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 21 november 2022 houdende wijziging van het subsidiereglement voor ontwikkelingssamenwerking en duurzame ontwikkeling;
Overwegende dat er enkele aanpassingen worden voorgesteld in de tekst, om de verdeling van het voorziene budget maximaal te kunnen toepassen: met name het basisbedrag van de subsidie wordt 150 € in plaats van 120 € en het eventuele overschot van de "rugzakverhalen" komt bij de werking en de sensibiliserende acties van de lokale Noord-Zuid- organisaties in Hooglede;
Overwegende dat het reglement in die zin wordt herzien;
éénparig
Artikel 1: Het subsidiereglement voor de Wereldraad van Hooglede wordt goedgekeurd als volgt :
SUBSIDIEREGLEMENT WERELDRAAD HOOGLEDE
A. ALGEMEEN
VISIE
Artikel 1: Solidariteit met ontwikkelingslanden of met specifieke projecten kan enkel tot stand komen indien de bevolking zich bewust is van de oorzaken van de onrechtvaardige kloof tussen Noord en Zuid, van de impact van hun eigen houding en van de structurele veranderingen die nodig zijn. Daarom is het essentieel dat mensen en verenigingen toegang krijgen tot correcte informatie, om ze aan te moedigen tot deelname aan activiteiten zodat op die manier een deur geopend wordt om ze actief te laten meedenken over oplossingen voor de Noord-Zuidproblematiek en duurzame ontwikkeling.
BUDGET
Artikel 2: Het gemeentebestuur van Hooglede vindt het een kerntaak om de bevolking te sensibiliseren en te informeren over de Noord-Zuidproblematiek en over duurzame ontwikkeling. Het voorziet daarom jaarlijks in het meerjarenplan een subsidiebedrag van € 7.000 voor ontwikkelingssamenwerking en duurzame ontwikkeling.
SUBSIDIES
Artikel 3:
§1: Minstens 70 % van het budget wordt voorzien voor de werking en de sensibiliserende acties van de lokale Noord-Zuid- organisaties in Hooglede of aan sensibiliseringsprojecten in eigen gemeente die de werking van de afzonderlijke Noord-Zuidorganisaties overstijgen (eventueel sensibiliserende activiteiten door de Wereldraad zelf).
§2: Maximum 20 % wordt toegekend aan een duurzaam project in het Zuiden dat op advies van de Wereldraad wordt gekozen en goedgekeurd wordt door het schepencollege. Dit project in het Zuiden kan gedurende 3 opeenvolgende jaren rekenen op dit bedrag.
§3: Maximum 10 % van het budget wordt besteed aan rugzakverhalen. Indien er nog saldo beschikbaar is binnen dit deelbudget, wordt dit saldo bijgeteld bij het deelbudget zoals vermeld in artikel 3, §1 van het subsidiereglement van de wereldraad.
PROCEDURE EN TERMIJNEN
Artikel 4: De Wereldraad geeft advies over de aanvragen. Dit advies wordt overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen. Na goedkeuring worden de toegekende bedragen van de begroting genomen en gestort op rekening van de organisatie/aanvrager.
b. SUBSIDIEREGLEMENT VOOR WERKING EN SENSIBILISERENDE ACTIES IN HOOGLEDE
Artikel 5: Voorwaarden
a. Elke lokale Noord-Zuidorganisatie die lid is van de Wereldraad heeft recht op een basissubsidie op voorwaarde dat ze minstens tweemaal per jaar vertegenwoordigd is op de vergaderingen van de Wereldraad.
Het basisbedrag is € 150. Een vereniging die van het gemeentebestuur gedurende drie opeenvolgende jaren een subsidie voor een duurzaam project in het zuiden ontvangt, kan via de Wereldraad geen basissubsidie meer ontvangen.
b. De organisatie die gedurende drie opeenvolgende jaren de subsidie ontvangt voor een duurzaam project in het Zuiden kan geen aanspraak maken op een subsidie voor sensibiliserende acties in Hooglede.
c. Lokale Noord-Zuidorganisaties die lid zijn van de Wereldraad kunnen voor hun sensibiliserende activiteiten een extra werkingssubsidie krijgen (met uitzondering van punt a) en b) zoals hierboven vermeld). Jaarlijks worden de activiteiten van het voorbije jaar opgelijst. Het resterende bedrag van het voorziene budget voor werking en sensibiliserende acties (= na aftrek van de basissubsidie) wordt dan gedeeld door het aantal activiteiten die de organisaties organiseerden (maximum 4 activiteiten per organisatie) en door de Wereldraad werden goedgekeurd. Voor elke activiteit die een Noord-Zuidorganisatie organiseerde, wordt de basissubsidie met dit bedrag verhoogd.
Wat zijn lokale Noord-Zuidorganisaties?
a. Lokale Noord-Zuidorganisaties hebben als hoofdactiviteit een werking rond Noord-Zuid en duurzame ontwikkeling met een verankering in eigen gemeente.
b. Het kan enerzijds gaan om de lokale werkingen van nationale NGO’s die de campagnes van die NGO’s in eigen gemeente uitwerken en daarvoor lokaal georganiseerd zijn en hiervoor beroep doen op een groep lokale vrijwilligers.
c. Anderzijds gaat het om lokale groepen die een partnerschap hebben met heel concrete projecten in het Zuiden en die daar rond sensibiliserende en andere acties voeren in eigen gemeente.
d. Ook lokale verenigingen die voor een deel van hun werking bezig zijn met Noord-Zuidthema’s kunnen lid zijn/worden van de Wereldraad.
Wat verstaan we onder sensibiliserende acties?
a. De activiteiten vinden plaats in de gemeente Hooglede.
b. De voorgestelde activiteiten zijn toegankelijk voor inwoners van Hooglede
c. De activiteiten dragen er toe bij dat zoveel mogelijk inwoners van de gemeente aangesproken worden of geïnformeerd worden over Noord-Zuidthema’s of over de werking van de desbetreffende organisaties en hun vrijwilligers.
d. De activiteiten brengen mensen samen of zijn gemeenschapsvormend.
e. Voorbeelden van activiteiten die voor deze subsidiëring in aanmerking komen: infomomenten met een gastspreker en fotomateriaal, filmavond, straatactie, muzikaal optreden, solidaire of Zuiderse maaltijd, tentoonstelling, …
f. Voorbeelden van activiteiten die niet voor deze subsidiëring in aanmerking komen: bestuursvergaderingen, artikels in kranten of weekbladen of tijdschriften, eenzelfde activiteit die op diverse data wordt georganiseerd, …
Procedures voor aanvraag en uitbetaling subsidies
a. Het subsidieaanvraagformulier voor activiteiten in het voorbije kalenderjaar wordt door de organisaties ingevuld en jaarlijks 1 maand na de eerste vergadering van het kalenderjaar bezorgd aan de secretaris van de Wereldraad. In de daaropvolgende vergadering van de Wereldraad worden de ingediende subsidieaanvragen besproken.
b. De uitbetaling van de subsidie voor werking en sensibiliserende acties in Hooglede gebeurt ten laatste in de maand juni van het jaar volgend op het jaar waarin de activiteiten plaatsvonden.
C. SUBSIDIEREGLEMENT VOOR ONDERSTEUNING VAN EEN DUURZAAM PROJECT IN HET ZUIDEN
Artikel 7: Voorwaarden
voor de organisatie:
a. De aanvragende organisatie heeft een lokale werking in de gemeente.
b. De aanvragende organisatie is lid van de Wereldraad of wordt lid van de Wereldraad (minstens voor de tijd van de subsidiëring = drie jaar) en engageert zich om minstens tweemaal per jaar de vergaderingen van de Wereldraad bij te wonen.
c. De organisatie die gedurende drie jaar een subsidie krijgt voor een duurzaam project in het Zuiden bezorgt de Wereldraad jaarlijks een verslag over het project of geeft de Wereldraad een mondelinge toelichting.
De aanvragende organisatie geeft de garantie dat de besteding van het toegekende bedrag mag gecontroleerd worden en bezorgt de Wereldraad jaarlijks een financieel rapport.
d. De aanvragende organisatie engageert zich om, in de drie jaar waarin de subsidies toegekend worden, een activiteitenaanbod in de gemeente Hooglede te voorzien. Dit kan verschillende vormen aannemen. De organisatie kan rekenen op ondersteuning van de Wereldraad (logistiek, promotie en mobilisatie).
e. Het verkozen project wordt na één jaar geëvalueerd. Indien het niet voldoet aan de verwachtingen dan wordt het niet meer gesubsidieerd.
voor het duurzaam project in het Zuiden:
a. Het project is verbonden met de gemeente Hooglede
b. Het gaat om duurzame contacten via iemand uit de gemeente die er werkzaam is of via regelmatige contacten met de lokale Noord-Zuidorganisatie in de gemeente.
c. Het project heeft een langetermijnvisie. Doel is de lokale mensen te sensibiliseren en mogelijkheden te bieden zodat ze op korte termijn zelf hun toekomst in handen kunnen nemen.
d. Het project is overzichtelijk en gemakkelijk voor te stellen.
e. Het project is concreet.
f. Het project is kleinschalig maar heeft toch voldoende impact op de lokale bevolking.
g. Het project kan ingebed zijn in een groter geheel (NGO of andere organisatie in het Zuiden) en biedt mogelijkheden tot duurzaamheid.
h. Het project geeft kansen om met andere organisaties in de gemeente of met scholen samen te werken.
i. Er kan vlot contact worden gelegd met de ambtenaar van de Wereldraad tijdens de duur van de ondersteuning.
Principes van subsidiëring
a. Een project in het Zuiden dat aan de criteria voldoet en dat gekozen wordt om gesubsidieerd te worden, wordt gedurende drie jaar opeenvolgende jaren gesubsidieerd door de gemeente Hooglede-Gits. Na deze termijn van drie jaar moet de aanvragende organisatie minimaal drie jaar wachten om een nieuwe aanvraag te doen.
b. Gedurende de drie opeenvolgende jaren dat deze subsidie wordt toegekend, kan deze organisatie geen beroep doen op andere subsidies via de Wereldraad.
Procedures voor de aanvraag en de uitbetaling van de subsidie
a. In oktober van het derde jaar waarin de subsidie voor een duurzaam project in het Zuiden werd uitbetaald, wordt door de Wereldraad een oproep verspreid om nieuwe duurzame projecten voor te stellen.
b. Een aanvraagformulier voor een subsidie in het Zuiden wordt door de kandidaat subsidietrekkers ingevuld en tegen uiterlijk 1 december van dat jaar bezorgd aan de secretaris van de Wereldraad.
c. Tijdens de eerstvolgende vergadering van de Wereldraad worden de aanvragers uitgenodigd om hun project voor te stellen aan de leden van de Wereldraad. Op basis van het aanvraagformulier, de voorstelling en getoetst aan de hierboven vermelde criteria wordt een project gekozen en voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen om het de komende drie jaar door de gemeente te subsidiëren.
d. De leden van de Wereldraad hebben stemrecht bij het bepalen van het te subsidiëren project. Als de projectaanvrager lid is van de Wereldraad, kan hij/zij deelnemen aan de bespreking van de projectaanvragen maar niet aan de stemming.
e. Het gekozen project dat de organisatie/aanvrager indiende, wordt aan het schepencollege voorgelegd ter goedkeuring. Na de beslissing verwittigt de secretaris de organisatie/aanvrager dat haar/zijn project al of niet gesubsidieerd zal worden. De organisaties/aanvragers waarvan hun project niet verkozen werd, worden schriftelijk verwittigd met een motivatie waarom hun project niet in aanmerking komt.
Zij krijgen evenwel de kans om zich aan te sluiten als lid van de Wereldraad.
f. De eerste uitbetaling van de subsidie voor een duurzaam project in het Zuiden gebeurt ten laatste in de maand maart van het jaar volgend op het jaar waarin de beslissing tot subsidiëren werd genomen.
d. SUBSIDIEREGLEMENT VOOR STAGES OF VRIJWILLIGERSWERK IN ONTWIKKELINGSLANDEN
Artikel 8: Inwoners van Hooglede die op stage of inleefreis gaan naar ontwikkelingslanden brengen vaak interessante verhalen mee. De gemeente Hooglede wil een beperkte financiële toelage geven voor hun project of aan een sensibiliseringsproject die ze na hun stage of inleefreis gestalte willen geven.
Welke projecten komen in aanmerking?
a. Enkel projecten in de ontwikkelingslanden die op de jaarlijkse DAC-lijst (Development Assistance Comitee) van de OESO (Organisatie voor Europese Samenwerking en Ontwikkeling) staan of duidelijk omschreven projecten voor achtergestelde groepen in bepaalde andere landen.
b. De projecten beogen een duurzame verbetering van de levensomstandigheden van kwetsbare bevolkingsgroepen in ontwikkelingslanden. Dit kan zijn op vlak van armoedebestrijding, maatschappijopbouw, meer participatie van de lokale bevolking, maatschappelijke emancipatie of beleidsbeïnvloeding. Armoedebestrijding is rechtstreeks gericht op de verbetering van levensomstandigheden van mensen die in armoede leven. Zelfredzaamheid en emancipatie zijn een streefdoel.
Voorwaarden
a. De aanvraag wordt ingediend door een inwoner van Hooglede.
b. De aanvrager doet vrijwilligerswerk/stage in een ontwikkelingsland.
c. De vrijwilliger doet minstens vier weken vrijwilligerswerk of loopt er minstens vier weken stage.
d. Dit verblijf mag in geen geval een puur toeristische reis zijn.
e. De aanvrager correspondeert met de secretaris van de Wereldraad.
f. De toelage moet besteed worden aan het project waar de vrijwilliger/stagiair zich voor inzet (en mag niet dienen voor de persoonlijke reis- en verblijfskosten).
g. Aan de secretaris bezorgt de vrijwilliger/stagiair:
Principes van subsidiëring
a. Het subsidiebedrag is afhankelijk van de duur van het gepresteerde vrijwilligerswerk:
. vanaf 4 weken: € 120
. vanaf 8 weken: € 210
. vanaf 12 weken: € 300
b. Er wordt jaarlijks slechts één toelage per persoon voorzien.
Procedures voor de aanvraag en de uitbetaling van de subsidie
a. Het aanvraagformulier voor rugzakverhalen moet minstens 2 maanden vóór het vertrek van de vrijwilliger/stagiair aan de secretaris van de Wereldraad worden bezorgd op het correspondentieadres
b. De Wereldraad beslist wie de toelage krijgt en vraagt aan het college van burgemeester en schepenen om het respectievelijke bedrag te storten op het rekeningnummer meegedeeld door de aanvrager. Subsidies voor stages of vrijwilligerswerk worden uitgereikt tot beloop van het budget van het respectievelijke boekjaar. De datum van de subsidieaanvraag is bepalend voor de volgorde van toekenning.
c. Maximaal twee maanden na de reis moet de aanvrager de onkostennota’s indienen en aantonen dat hij/zij actief betrokken was bij een relevant solidariteits-, ontwikkelings- of noodhulpproject (motivatie, doelgroep, beoogde resultaten, duurzaamheid, verankering lokaal, terugkoppeling Hooglede,…)
d. Indien geen of onvoldoende bewijsmateriaal aan de Wereldraad kan worden voorgelegd, behoudt de Wereldraad het recht om het subsidiebedrag volledig of gedeeltelijk terug te vorderen van de aanvrager.
Art. 2: Het reglement zoals goedgekeurd in de gemeenteraad dd. 21.11.2022 wordt opgeheven en vervangen door het nieuw aangenomen reglement
Gevraagd wordt om de ontwerpovereenkomst erfdienstbaarheid opgemaakt door Caroline Vanlerberghe, notaris te Hooglede, tussen de gemeente Hooglede en "De Watergroep", Vooruitgangstraat 189, 1030 Brussel en "Fluvius West", Noordlaan 9, 8820 Torhout goed te keuren.
Het betreft een erfdienstbaarheid voor een perceel gelegen in de Gitsbergstraat.
Beslissing: éénparig goedgekeurd
Gelet op de vraag van "Fluvius West" en "De Watergroep" tot het bekomen van een erfdienstbaarheid op een eigendom van de gemeente Hooglede, gelegen nabij de Gitsbergstraat 17, 8830 Hooglede (Gits), dienstig voor het aanleggen, herstellen, vervangen en onderhouden van ondergrondse/bovengrondse leidingen en aanhorigheden alsook voor de toegang voor personeel van "Fluvius West" en "De Watergroep";
Gelet op artikel 40, §1 en §2 en artikel 41, 2e alinea, 11° van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Gelet op de volgende overwegingen:
A. De gemeente Hooglede verleent aan de begunstigde "De Watergroep", die aanvaardt:
- een eeuwigdurende kosteloze erfdienstbaarheid voor het aanleggen, herstellen, vervangen en onderhouden van ondergrondse leidingen en aanhorigheden (kasten,
brandkranen…) zomede voor het verrichten van alle handelingen en werken nodig voor de controle en goede werking ervan
- alsook een eeuwigdurende kosteloze erfdienstbaarheid voor de toegang en doorgang voor personeel van de begunstigde "De Watergroep", alsook de door de begunstigde "De Watergroep" of haar rechtsopvolgers aangestelde partijen voor onderhoud, nazicht en uitvoering van herstellingswerken met alle nuttige vervoersmiddelen, materialen en werktuigen.
B. De gemeente Hooglede verleent aan de begunstigde "Fluvius West", die aanvaardt:
een erfdienstbaarheid voor het aanleggen, herstellen, vervangen en onderhouden van ondergrondse/bovengrondse leidingen en aanhorigheden (kasten,…) alsook de toegang voor personeel van "Fluvius West"
De ondergrondse leidingen zijn aangeduid op bijgaand plan opgemaakt door Landmeter Feys.
De erfdienstbaarheid wordt verleend op de hierna vermelde eigendom van de gemeente Hooglede, 2de afdeling:
Een perceel grond, nabij de Gitsbergstraat te Hooglede (Gits), gekend volgens titel onder sectie C deel van nummer 1069C P0000, eigendom van de Gemeente Hooglede, Marktplaats 1;
Gelet op het grondplan opgemaakt door landmeter-expert Feys te Poperinge op 31 mei 2023;
Schepen Arne De Brabandere licht toe dat deze erfdienstbaarheid wordt gevestigd om het nieuwe kloostergebouw van de nodige aansluitingen te kunnen voorzien
De erfdienstbaarheid wordt verleend aan “Fluvius” en “De Watergroep”.
Deze omvat voor “De Watergroep” het aanleggen, herstellen, vervangen en onderhouden van ondergrondse waterleidingen en voor “Fluvius” het aanleggen, herstellen, vervangen en onderhouden van ondergrondse en bovengrondse elektriciteitsleidingen en - kasten
De aansluiting gebeurt vanuit de zijtak van de Gitsbergstraat. Er werd bekeken om de aansluiting te maken vanuit de Leenbosstraat, maar daar stelden zich problemen om een erfdienstbaarheid te verkrijgen.
éénparig
Artikel 1: Goedkeuring wordt verleend aan de ontwerpovereenkomst vestiging erfdienstbaarheid opgemaakt door Caroline Vanlerberghe, notaris te Hooglede, tussen de gemeente Hooglede en "De Watergroep", Vooruitgangstraat 189, 1030 Brussel en "Fluvius West", Noordlaan 9, 8820 Torhout. De erfdienstbaarheid wordt gevestigd op een perceel grond nabij de Gitsbergstraat te Hooglede (Gits), gekend volgens titel onder Gemeente Hooglede, tweede afdeling, sectie C, deel van nummer 1069C P0000.
Art. 2: Het schepencollege wordt belast met de uitvoering van dit besluit.
Art. 3: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan mevrouw Caroline Vanlerberghe, notaris te Hooglede, Bruggestraat 142 , 8830 Hooglede.
Het mandaat wordt gevraagd voor goedkeuring van volgende agendapunten:
1. Afstand van verslagverplichting bij uitgifte van nieuwe aandelen tot vergoeding van inbrengen in geld
2. Afstand van wettelijk en statutair voorkeurrecht
3. Inbrengen in geld met uitgifte van nieuwe aandelen
4. Diverse specifieke aanpassingen/wijzigingen in de statuten
5. Vaststelling nieuwe statuten
6. Ontslag, tussentijdse kwijting en (her)benoemingen
7. Bijzondere machtigingen en volmachten
8. Rondvraag
Beslissing: éénparig goedgekeurd
Gelet op Artikel 40 §1 van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Gelet op artikel 2:59 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
Gelet op artikel 5:98 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
Gelet op artikel 5:121 § 2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
Gelet op artikel 5:128 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
Gelet op het feit dat EFIN een investerings- en holdingvennootschap is actief in de energiesector. Haar kapitaal is volledig in handen van (West-)Vlaamse gemeenten (de “EFIN-gemeenten”). Er bestaat een in-house relatie tussen de gemeenten/aandeelhouders van EFIN (de opdrachtgevers) en EFIN (de opdrachtnemer) die de gemeenten toelaat om rechtstreeks opdrachten aan EFIN te gunnen. Het betreft dan in het bijzonder opdrachten in het kader van de solar-activiteit van EFIN.
In het kader van de beleidsdoelstelling om meer duurzame energie af te nemen willen nu meer gemeenten toetreden bij EFIN als aandeelhouders. Het betreft name de Gemeente Zonnebeke en de Stad Veurne.
De toetreding tot de bv EFIN door de nieuwe gemeenten kan niet zonder enige formaliteit gebeuren. De toetreding van nieuwe aandeelhouders veronderstelt de uitgifte van nieuwe aandelen. Dit vereist in voorliggend geval een statutenwijziging. De statuten bevinden zich in de bijlage van deze beslissing.
Verder worden de huidige aandeelhouders verwacht een aantal beslissingen te nemen om de uitbreiding van het aandeelhouderschap te faciliteren.
Het betreft met name de volgende beslissingen:
(i) de verzaking aan de opmaak van een verslag van het bestuursorgaan en een controleverslag van de commissaris;
(ii) de verhoging van het eigen vermogen van de vennootschap met uitgifte van tien (10) nieuwe aandelen;
(iii) de verzaking aan het wettelijk en statutair voorkeurrecht;
(iv) de wijziging van de statuten om deze in overeenstemming te brengen met de genomen besluiten inzake de uitgifte van aandelen;
(v) de rechtzetting in de statuten van een historische materiële vergissing m.b.t. het bedrag van de inbrengen in lijn met de jaarrekening van de vennootschap, zonder uitkering van inbrengen;
(vi) de verlening van een statutaire volmacht aan het bestuursorgaan tot het opmaken van een intern reglement;
(vii) een aanpassing van de berekening van het scheidingsaandeel in geval van uittreding;
(viii) het ontslag van [bestuurder(s)], het verstrekken van tussentijdse kwijting en de (her)benoeming van de betreffende ontslagen [bestuurder(s)] mede op voordracht van de nieuwe aandeelhouders.
(ix) machtiging aan de bestuurders tot uitvoering van de genomen beslissingen en opdracht aan ondergetekende notaris om de coördinatie van de statuten op te maken en neer te leggen.
Deze worden in het besluit uiteengezet.
De Burgemeester licht het agendapunt toe.
“De statuten van EFIN worden op de volgende punten aangepast:
- Gemeente Zonnebeke en stad Veurne treden toe
- Wijziging van artikel 5 en van artikel 11 van de statuten om het in overeenstemming te brengen met de genomen besluiten inzake de uitgifte van aandelen.
- Rechtzetting van een historische materiële vergissing m.b.t. het bedrag van de inbrengen in lijn met de jaarrekening van de Vennootschap, zonder uitkering van inbrengen.
- Volmacht aan het bestuursorgaan tot het opmaken van een intern reglement, overeenkomstig hetgeen is bepaald in artikel 2:59 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
- Aanpassing van de berekening van het scheidingsaandeel in geval van uittreding, wat betreft de correctie voor financiële vaste activa die rechtstreeks worden aangehouden in beursgenoteerde ondernemingen, waarbij de boekwaarde voortaan niet langer vervangen wordt door de slotkoers op het einde van het boekjaar in kwestie van de corresponderende beursgenoteerde aandelen, maar wel door de gemiddelde koers voor het boekjaar in kwestie van de corresponderende beursgenoteerde aandelen.”
Raadslid Kristof Pillaert wenst te weten of er repercussies zijn voor de aandelen van Hooglede. De Burgemeester antwoordt dat er normaal gezien geen repercussies zijn en dat de aandelen van Hooglede behouden blijven. De Burgemeester zal bij EFIN nog de bevestiging vragen en raadslid Pillaert per mail inlichten.
éénparig
Artikel 1: De gemeenteraad keurt als aandeelhouder van EFIN de volgende besluiten van de Buitengewone Algemene Vergadering van EFIN goed:
1) Verzaking aan de opmaak van het verslag van het bestuursorgaan en het controleverslag van de commissaris overeenkomstig artikel 5:121, § 2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
2) Verzaking aan het voorkeurrecht zoals voorzien in artikel 10 van de statuten en in artikel 5:128 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
3) Verhoging van het eigen vermogen van de vennootschap met een bedrag van tweeduizend euro (€ 2.000,00) met uitgifte van tien (10) nieuwe aandelen, verdeeld als volgt:
- acht (8) aandelen soort A, voor een bedrag van duizend zeshonderd euro (€ 1.600,00);
- twee (2) aandelen soort B, voor een bedrag van vierhonderd euro (€ 400,00).
Deze aandelen zullen per soort van dezelfde aard zijn, en zullen dezelfde rechten en voordelen hebben als de bestaande aandelen van soort A en soort B, en zullen in de winsten delen vanaf het boekjaar 2024 (met dien verstande dat alle beslissingen met betrekking tot het boekjaar 20223 niet zullen toekomen aan de nieuwe aandeelhouders).
Deze inbreng zal geboekt worden als volgt:
- duizend zeshonderd euro (€ 1.600,00) op de onbeschikbare eigen vermogensrekening;
- vierhonderd euro (€ 400,00) op de beschikbare eigen vermogensrekening.
4) Goedkeuring van de volgende wijzigingen aan de statuten van EFIN:
- Wijziging van artikel 5 en van artikel 11 van de statuten om het in overeenstemming te brengen met de genomen besluiten inzake de uitgifte van aandelen.
- Rechtzetting van een historische materiële vergissing m.b.t. het bedrag van de inbrengen in lijn met de jaarrekening van de Vennootschap, zonder uitkering van inbrengen.
- Volmacht aan het bestuursorgaan tot het opmaken van een intern reglement, overeenkomstig hetgeen is bepaald in artikel 2:59 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
- Aanpassing van de berekening van het scheidingsaandeel in geval van uittreding, wat betreft de correctie voor financiële vaste activa die rechtstreeks worden aangehouden in beursgenoteerde ondernemingen, waarbij de boekwaarde voortaan niet langer vervangen wordt door de slotkoers op het einde van het boekjaar in kwestie van de corresponderende beursgenoteerde aandelen, maar wel door de gemiddelde koers voor het boekjaar in kwestie van de corresponderende beursgenoteerde aandelen.
5) Goedkeuring van:
- Het ontslag van Lies Laridon als bestuurder van de vennootschap.
- Het verstrekken van tussentijdse kwijting aan de ontslagnemende bestuurder, met dien verstande dat de kwijting zal gebeuren onder voorbehoud van fraude of bedrog en de wettelijke beperkingen gekoppeld aan kwijting voorzien bij artikel 5:98 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
- De (her)benoeming van Lies Laridon mede op voordracht van de nieuwe aandeelhouders.
- Machtiging aan de bestuurders tot uitvoering van de genomen beslissingen en opdracht aan de notaris om de coördinatie van de statuten op te maken en neer te leggen.
Art. 2: De gemeenteraad draagt de in zitting van 28 januari 2019 aangeduide vertegenwoordiger, de heer Frederik Demeyere, Akkerstraat 25/A, 8830 Hooglede, op om zijn stemgedrag tijdens de Buitengewone Algemene Vergadering van EFIN op 5 december 2023 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden en waarbij de agendapunten niet wijzigen) af te stemmen op deze beslissing van de gemeenteraad.
Het mandaat wordt gevraagd voor goedkeuring van volgende agendapunten:
1. Goedkeuring verslag van de algemene vergadering dd. 07.06.2023
2. Begroting 2024
3. Benoeming commissaris-revisor voor een periode van 3 jaar en vaststelling jaarbezoldiging
4. Mededelingen
Beslissing: éénparig goedgekeurd
Gelet op het feit dat de Gemeente aangesloten is bij de Intercommunale WVI;
Gelet op de bepalingen van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 34, 386 en artikel 388 tot en met 473;
Gelet op de uitnodiging met agenda dd. 26 oktober 2023 van de DV WVI tot de Buitengewone Algemene Vergadering dd. 13/12/2023 om 18u30, zoals in bijlage bij deze beslissing gevoegd;
1. Goedkeuring verslag van de algemene vergadering dd. 07.06.2023
2. Begroting 2024
3. Benoeming commissaris-revisor voor een periode van 3 jaar en vaststelling jaarbezoldiging
4. Mededelingen
Gehoord het college van Burgemeester en Schepenen in zijn verslag;
éénparig
Artikel 1: Zijn goedkeuring te verlenen aan de punten vermeld op de agenda, waarover een beslissing moet genomen worden.
Art. 2: De in zitting van 25 februari 2019 aangeduide vertegenwoordigers van de gemeente, de heer Arne De Brabandere, Bruggestraat 48, 8830 Hooglede (effectieve vertegenwoordiger) of de heer Frederik Demeyere, Akkerstraat 25/A, 8830 Hooglede (plaatsvervanger), worden opgedragen hun stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in dit raadsbesluit en als dusdanig de punten op de agenda van de Buitengewone Algemene Vergadering dd. 13/12/2023 om 18u30 van de DV WVI goed te keuren.
Art. 3: Het college van Burgemeester en Schepenen te belasten met de uitvoering van de hierbij genomen beslissing en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de DV WVI.
Het mandaat wordt gevraagd voor goedkeuring van volgende agendapunten:
1. Toetreding en aanvaarding van nieuwe deelnemers
2. Bespreking en goedkeuring van de begroting voor het boekjaar 2024
3. Goedkeuring van het verslag, staande de vergadering
Beslissing: éénparig goedgekeurd
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en in het bijzonder artikel 40 inzake de bevoegdheid van de gemeenteraad en inzake de intergemeentelijke samenwerking;
Gelet op het feit dat de gemeente deelnemer is van de dienstverlenende vereniging Cipal (hierna kortweg “Cipal”);
Gelet op de statuten van Cipal;
Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 28 januari 2019 inzake de aanduiding van de vertegenwoordiger van de gemeente op de algemene vergaderingen van Cipal;
Gelet op de oproeping tot de algemene vergadering van Cipal van 14 december 2023 met de volgende agendapunten:
Gelet op de toelichtende nota van Cipal betreffende de agendapunten van deze algemene vergadering;
Gelet op de voorstellen van de raad van bestuur van Cipal;
Overwegende dat geen redenen voorhanden zijn om goedkeuring van de agendapunten te weigeren;
Na beraadslaging en stemming;
éénparig
Artikel 1: Op basis van de bekomen documenten en de toelichtende nota worden de agendapunten van de algemene vergadering van Cipal van 14 december 2023 goedgekeurd.
Art. 2: De vertegenwoordiger van de gemeente, de heer Frederik Sap, Roelandstraat 10, 8830 Hooglede (effectieve vertegenwoordiger) of de heer Chiron Potié, Hogestraat 184, 8830 Hooglede (plaatsvervanger), wordt gemandateerd om op de algemene vergadering van Cipal van 14 december 2023 te handelen en te beslissen conform dit besluit. Indien deze algemene vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen of indien deze algemene vergadering om welke reden dan ook zou worden verdaagd, dan blijft de vertegenwoordiger van de gemeente gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met dezelfde agenda.
Art. 3: Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van onderhavig besluit en in het bijzonder met het in kennis stellen daarvan aan Cipal.
Door raadslid Rik Vanwildemeersch werd de volgende vraag ingediend:
“Ik stel mijn vraag naar aanleiding van een persartikel die verscheen over het verledden van de openbare verlichting op Hooglede Gits. Volgens de gegevens van Fluvius is op Vlaams niveau al 42.25 procent verled op Fluvius werkgebied. Binnen Fluvius West is dit reeds 39.82 procent op datum half oktober.
Vandaar dat ik graag eens een beeld had gekregen van de situatie hier. Met name nu binnenkort ook de Kleine Hazewindstraat, Grote Hazewindstraat, Delaeyestraat en Uilenspiegelstraat op het programma staan.
“Is er een zicht hoeveel van de totale armaturen daarbij al verled zijn?
Is de timing in Hooglede ook al afgestemd op de datum naar 2028 toe zoals verkeerdelijk in het persartikel stond maar wel binnen Fluvius naar voor wordt geschoven?
Is het voordeel naar besparing ook in de grootorde van de 18,83 procent zoals binnnen Fluvius wordt naar voor geschoven?
Zijn de voordelen nu al duidelijk significant op ons grondgebied en worden de huidige brandprogramma’s verder aangehouden?”
Schepen De Brabandere antwoordt: “We zijn in 2019 echt gestart met de verledding van onze openbare verlichting. We hebben 2.290 verlichtingstoestellen op onze gemeente. Sinds begin 2022 hebben we een versnelling hoger geschakeld in het verledden. In het begin van dat jaar was ongeveer 15% verled, op het einde van dat jaar al ruim een derde. Op vandaag zijn er 974 verlichtingstoestellen verled. Dat is bijna 43%. 726 van die toestellen zijn interactief en kunnen dus met andere woorden afgestemd worden op een brandprogramma.
De bedoeling was om alles tegen 2030 te verledden, maar daar hebben we dus een versnelling ingezet met als bedoeling tegen 2028 overal LED verlichting te hebben.
Als we dan kijken naar het verbruik, dan zien we dat openbare verlichting zonder doofprogramma zo’n 4400 uren per jaar zou branden. Dat zou voor Hooglede 775.500 kWh verbruik per jaar betekenen. Door het huidige brandprogramma, waarbij op enkele nachten de verlichting gedoofd wordt, komen we op een verbruik van 624.000kWh. met andere woorden, zo’n 150.000kWh besparing. In euro’s komt dat op 45.000 euro per jaar. Als we hierbij dan de CO2 uitstoot bekijken, besparen we bijna 10 ton CO2 uitstoot.
Door de verledding zullen we in de toekomst ook andere brandprogramma’s kunnen instellen. Op heden kunnen we kiezen tussen branden of niet branden, maar LED-verlichting kan je ook dimmen, als je dan in plaats van 100% laat branden maar 40% laat branden, dan bespaar je 60% en dus ook 60% minder verbruik. Zo komen er ook opties om trapsgewijs te dimmen en trapsgewijs te doven, wat nu niet mogelijk is. Voorlopig houden we de brandprogramma’s zoals ze zijn, daar komen ook weinig opmerkingen op.
Nu we het over de openbare verlichting hebben, kan ik nog enkele gegevens meegeven die we van Fluvius gekregen hebben. Er zijn dit jaar in de eerste helft van het jaar 101 defecten geweest aan individuele verlichtingspalen, vooral januari en februari waren er problemen. Met respectievelijk 39 en 28 defecten. Dat gaat meestal om een defecte lamp of een defecte zekering. Die meldingen, daarbij rekent Fluvius op een herstel binnen 14 dagen. We zien dat er gemiddeld genomen steeds binnen die termijn een oplossing was, behalve in februari en maart waar de doorlooptijd voor een oplossing opliep tot zelfs 23 dagen.
Hoeveel hebben we nu al geïnvesteerd in die openbare verlichting?
In de eerste jaarhelft van 2023 gaat het om ruim 56.000 euro. Maar vb. de werken in de Beverenstraat en Rodenbachstraat, waar ook nieuwe verlichting komt, die zijn pas gestart in de tweede jaarhelft. “
Raadslid Rik Vanwildemeersch vult nog aan dat we dus mee zijn op Vlaams niveau, dat er daarom ook reeds geopperd werd om ook op feestdagen de verlichting te laten doorbranden.
Schepen De Brabandere antwoordt dat er geen wijziging van de brandprogramma’s van de openbare verlichting voorzien wordt.
Raadslid Kristof Pillaert stelt: “Dit is een terechte vraag. Dit stond in ons verkiezingsprogramma, jullie voeren dit nu uit.
Het is inderdaad een besparing, maar ook een gemiste kans om de verlichting te laten branden.
Schepen De Brabandere zegt nu wel dat er geen nood is, maar ik vind dat er toch vraag is om de openbare verlichting te laten branden. Zeker nu er reeds in dergelijke mate verled is, doe ik toch een oproep om van gedacht te veranderen.”
Schepen De Brabandere repliceert: “Ik neem het mee”.
Door raadslid Johan Vanneste werd de volgende vraag ingediend:
“Op zaterdag 2 december gaan er 3 evenementen door in Gits centrum:
Het jaarlijks groot badmintontornooi van BC Gits in de sporthal van Gits
Winterbar op de parking van sporthal Ogierlande
Optreden mama’s jasje in de kerk van Gits in het kader van de Warmste week.
Het is heel positief dat er evenementen worden georganiseerd en dat mensen en verenigingen initiatief nemen zodat we een levendig gemeente hebben. Maar het is ook belangrijk dat evenementen bereikbaar zijn en veilig kunnen doorgaan. Is er bij stilgestaan of dit met de huidige werken in Gits centrum haalbaar is? Heel wat straten liggen open en er zijn heel wat minder parkeerplaatsen beschikbaar. O.a. de parkeerplaatsen aan het cultureel centrum zijn momenteel bijna allemaal ingenomen als werfzone. Die dag zullen de parkeerplaatsen aan de sporthal worden ingenomen voor het opzetten van de winterbar terwijl in de sporthal het badmintontornooi doorgaat. Is er met de verschillende organisatoren overleg geweest hoeveel mensen zij hopen te verwelkomen? Enz…
Hierbij onze vraag of deze analyse is gebeurd bij de goedkeuring van deze evenementen wat betreft data en locatie? Zijn er afspraken gemaakt met de organisatoren of maatregelen genomen zodat het die dag geen verkeers- en parkeerchaos wordt in Gits centrum? “
De Burgemeester antwoordt: “Alle aanvragen voor evenementen gebeuren in “RIHO-Seas” en worden behandeld door het Schepencollege. De samenloop van deze 3 evenementen werd met de veiligheidsdiensten afgewogen, waarna beslist werd dat deze konden doorgaan. Er is een plan opgemaakt met de diverse parkeermogelijkheden en er zullen n.a.v. het evenement pijlen worden geplaatst om de weg te wijzen naar de diverse “randparkings”. Volgens onze analyse was er voldoende parking om de 3 evenementen gelijktijdig te laten doorgaan. Bij de koers n.a.v. Gits kermis vb. was er ook voldoende parking en dit evenement bracht toch ook heel wat volk op de been. Ook toen waren de wegenwerken reeds bezig.
De Markt is bovendien volledig vrij, dus het zou moeten lukken. Ik geef nog mee dat er netto eigenlijk maar 10 parkings minder zijn door de werken. Er is ook gevraagd dat de werfzone zou opgekort worden.”
De Burgemeester toont aan de hand van een power-point presentatie het overzicht van de diverse parkeermogelijkheden en de bewegwijzering ernaar toe.
Raadslid Vanneste repliceert dat hij zich toch vragen stelt over de haalbaarheid.
Raadslid Kristof Pillaert diende de volgende vraag in:
“Graag eens het personeelsbeleid toegelicht over de afgelopen zes jaar wat betreft Trimard.
Hoeveel personeelsleden waren er in 2018?
Hoeveel verloop is er geweest?
Hoeveel personeelsleden zijn er bijgekomen sinds 2019?
Welke loonschaal hadden de personeelsleden toen en nu?”
Schepen Frederik Sap antwoordt:
“Het antwoord is redelijk technisch, maar ik hoop dat het beeld op de powerpoint het een en ander verduidelijkt.
De dienst vrije tijd is sedert juli 2017, samen met de dienst bibliotheek gehuisvest in wat we nu noemen Vrijetijdspunt Trimard.
In 2018 waren er 6 FTE’s, met volgende onderverdeling:
- voor vrije tijd was er 1FTE op Bv-niveau, 1FTE op Cx, 0,5 FTE op Cv en een halve FTE Cx.
- voor bibliotheek was er 1FTE op Bv-niveau, drie 0,5 FTE’s op Cv en aanvullend een halve FTE op Ev.
In 2019 was er het vrijwillig ontslag van een FTE in de bib. Initieel werd die vervangen door een 0,5 FTE, eind 2021 hebben we die functie opnieuw voltijds gemaakt.
In 2021 hebben we een administratief medewerker bevorderd naar Cx-niveau, omdat het profiel met Cx-niveau toen op pensioen ging. Dit bracht uiteraard ook een verschuiving van taken en verantwoordelijkheden met zich mee.
Vanaf november 2021 wordt de dienst vrije tijd versterkt door een halftijdse medewerker.
Het onthaal van de dienst vrije tijd en bibliotheek wordt tot dan telkens verricht door een medewerker bibliotheek en een medewerker vrije tijd in een afwisselend schema. Op dat moment beginnen de verbouwingswerken van de Trimard, met ruimte voor back-office en een centraal onthaal.
Op dat moment zitten we aan 5,5 FTE’s.
In 2022 is er de pensionering van de halftijdse FTE op Ev, en het vrijwillig ontslag van de halftijdse medewerker bij vrije tijd en van een halftijdse kracht bij de bib. Deze laatste werd vervangen door een halftijdse FTE met een contract voor bepaalde duur.
Met het oog op een pensionering in 2024 van een halftijdse kracht kozen we bewust voor een contract van bepaalde duur voor die eerste halftijdse FTE, zodat we er later – lees nu – een FTE van kunnen maken, wat de instroom van kandidaturen merkelijk vergrootte.
Op dat moment werken we verder aan een ééngemaakt onthaal van de Trimard, met onder andere
- Personeelsbehoeftenberekening ten opzichte van openingsuren
- Opstelling vaste werkschema’s voor onthaal Trimard
- Uitbreiding openingsuren (we zijn intussen 42,5 uur open, welke gemeente kan dit zeggen?)
- Aanwerving onthaalmedewerker Trimard
We streven er naar toe dat we, op basis van de totaal berekende personeelsbehoefte, een systeem hebben van vaste onthaalmedewerkers tijdens de openingsuren van Trimard en uitleenpost Gits. De onthaalmedewerker staat in voor het onthaal van de burger en bezoeker en behandelt vragen of begeleidt de bezoeker, los van het feit of de klant voor bibliotheek dan wel voor Vrije Tijd langskomt. We streven ernaar dat 80% van de vragen opgevangen wordt in eerste lijn door de onthaalmedewerker.
De voordelen van dit systeem zijn de volgende:
- eenduidige opvolging en behandeling van onthaal van burger/bezoeker
- multi-inzetbaarheid van medewerkers
- ontlasting van taken voor medewerkers vrije tijd en bibliothecaris
- ontdubbelen van noodzaak tot invulling front-office medewerkers: minimale dienstverlening kan door 1 medewerker front en 1 medewerker back-office worden gegarandeerd
- de synergie tussen samenwerking bib en vrije tijd stijgt => verdere profilering van Trimard als vrijetijdspunt
-specifieke front-office processen worden gecentraliseerd bij specifieke medewerkers => verdere specialisatie en expertiseopbouw
Wat is de bezetting nu?
Op vrije tijd werken er 2 FTE’s, samengesteld uit twee halve FTE’s op Cx-niveau en een FTE op Bv-niveau.
Voor de bib hebben we 2,5 FTE’s, bestaande uit 1 FTE op Cx-niveau en drie 0,5 FTE’s op Cv-niveau.
En er is een voltijdse centrale onthaalmedewerker op Cv-niveau.
Zoals eerder gezegd, hielden we al rekening met de pensionering van een halftijdse bibliotheekmedewerker en met het aflopende halftijdse contract van bepaalde duur. Zo kunnen we overgaan naar de aanwerving van een voltijdse FTE als publiekswerker voor de bib.
Daarnaast zoeken we een halftijdse onthaalmedewerker om de onthaaluren te dekken.
Dit maakt dat we begin volgend jaar, als alles ingevuld is, terug op 6 FTE’s komen.
Raadslid Kristof Pillaert wenst nog te weten of er dan geen wijzigingen waren in de personeelsbezetting van Trimard in 2019, 2020 en 2023, waarop Schepen Sap bevestigt dat dit inderdaad het geval is, er waren in die jaar geen aanpassingen in de personeelsbezetting.
Raadslid Kristof Pillaert stelde ook volgende vraag:
“De gemeente heeft een dading afgesloten omtrent het onthaalpaviljoen aan het Duits Militair Kerkhof.
Hoeveel zal het de gemeente kosten om de herstelling (verandering) uit te voeren (materiaal + personeelskost)?
Wat was de kostprijs om die metalen plaatjes te installeren (materiaal en personeelskost)?
Wat zijn de werkelijke kosten die de gemeente zal betalen voor de gerechtskosten?
Is er overleg geweest met Vlaanderen omdat de subsidie zeker zal doorgaan?”
Schepen Arne De Brabandere antwoordt als volgt:
Vraag 1: Hoeveel zal het de gemeente kosten om de herstelling (verandering) uit te voeren (materiaal + personeelskost)?
1. De enige manier om de bestaande blindegeleidestrips op een aanvaardbare manier te verwijderen, is het uitbreken en opnieuw storten van de betonvakken waarop de strips zijn geplaatst. Dat is ook de eis van de ontwerpers.
Voor deze werken werd prijsofferte opgevraagd bij de aannemer Vancoillie – Tanghe die ook de oorspronkelijke betonvakken heeft uitgevoerd. Kostprijs voor het verwijderen en opnieuw storten van de betonvakken bedraagt 12.489,38 € (inclusief BTW)
2. Daarnaast moeten er op vraag van Inter weldegelijk ook nog blindegeleidestrips komen tussen de voeltafel en de plantvakken. Voor het plaatsen van aangepaste geleidestrips vanaf de voeltafel tot aan de start van de plantvakken (maar dan in een aangepaste kleur die aansluit bij de beton): 4.409,24 €, inclusief 21% BTW
3.Bijkomende beplanting: kan door de groendienst uitgevoerd worden
Totaal (exclusief beplanting): 16.898,61 €
Voor de offerte vermeld onder punt 1 is, in toepassing van de wet op de overheidsopdrachten, een prijsvraag lopende bij 2 andere firma’s. Dit kan de prijs mogelijks nog wat drukken.
Vraag 2: Wat was de kostprijs om die metalen plaatjes te installeren (materiaal en personeelskost)?
De kost voor het plaatsen van blindgeleiders: € 10.375,51 (uitgevoerd in 2020 door TG Lining/Blinkinnk)?
Vraag 3: Wat zijn de werkelijke kosten die de gemeente zal betalen voor de gerechtskosten?
Tot op heden werd aan het advocatenkantoor Publius 9.583,08 € betaald.
Dit zijn de kosten tot op datum van 31/10/2023.
Er is in het compromisvoorstel ook bepaald dat Gijs Van Vaerenbergh geen rechtplegingsvergoeding eist (mail advocatenkantoor Publius 6 november 2023).
Vraag 4: Is er overleg geweest met Vlaanderen omdat de subsidie zeker zal doorgaan?
Het voldoen aan de toegankelijkheidseis was destijds een voorwaarde om te subsidie te krijgen, een subsidie van ongeveer 350.000 euro. Dat was ook de reden waarom finaal blinde-geleidestrips werden aangebracht.
Hierover vond het nodige overleg plaats tussen de gemeente en Inter (hoofdzakelijk via mail). Waarop Inter op dat moment nogal strikt was in wat kon en niet kon. Toen was het voor hen bv onaanvaardbaar om blindegeleidstrips te voorzien van de voeltafel naar de plantvakken en dan de rand van de plantvakken als geleiding te laten dienen. Er moesten blindegeleidestrips voorzien worden.
Finaal oordeelde Toerisme Vlaanderen dat voldaan was aan de toegankelijkheidseisen en werd het saldo van de subsidie uitbetaald (april 2020).
Op 18 november 2020 dagvaarde Gijs Van Vaerenbergh evenwel de gemeente. Zij verklaarden zich niet akkoord met de plaatsing van de blinde geleidestrips. Dat was voor ons een verrassing aangezien we er van uit gingen dat die verplichting die ons werd opgelegd niets af deed aan het ontwerp van de architecten. Maar en dat werd ook door onze raadsman pas later duidelijk dat het gehele ontwerp eigenlijk eerder als kunstwerk moet worden gezien.
Bij de behandeling in de rechtbank (9 mei 2022) werd de mogelijkheid tot een minnelijke oplossing geopperd.
Op 13 juni 2022 vond op de Duitse militaire begraafplaats een overleg plaats tussen alle betrokken partijen:
-Gijs Van Vaerenbergh (Pieterjan Gijs en Arnout Van Vaerenbergh)
-Inter (Marieke Van Loocke) en Toerisme Vlaanderen (Ewoud Lagring)
-Publius (Thomas Quintens) – advocaat gemeente
-Sam Verbeke (Fortlaw) – advocaaat Gijs Van Vaerenbergh
-Gemeente Hooglede (Schepen Arne De Brabandere, Chris Anne, Steven Vandenbussche, Filip Van Eeckhout).
Op 28 september 2022 werd door Gijs VV een compromisvoorstel overgemaakt naar aanleiding van een overleg tussen partijen waarbij er een voorstel werd geformuleerd voor de aan de omgeving rond het paviljoen uit te voeren werken.
Tussen partijen bestaat een akkoord over deze uit te voeren werken, waarbij de kost van deze werken integraal door de gemeente zal worden gedragen en waarbij de gemeente als bouwheer voor de werken zal optreden. Gijs Van Vaerenbergh staat in voor coördinatie, opvolging en controle van de werken zonder dat hiervoor enige vergoeding betaald dient te worden door de gemeente.
De werken zijn omschreven in dit compromisvoorstel en betreffen:
1)Het verwijderen van de bestaande blindengeleidestrips door het uitbreken en opnieuw storten van de betonvakken waarop de strips zijn geplaatst.
2)Het plaatsen van een nieuwe geleidelijn vanaf de voeltafel tot de plantvlakken (door middel van plaatsing van epoxy strips in een grijze kleur)
3)aanpassing van de plantvlakken.
Deze voorgestelde werken werden vervolgens beoordeeld door “Inter”. Dit was nogmaals voor de duidelijkheid begin 2020 onvoldoende voor hen om aan de toegankelijkheidseisen te voldoen. Bij mail van 5 oktober 2022 liet Marieke Van Loocke namens Inter weten toch akkoord te kunnen gaan met dit voorstel mits 2 aanpassingen:
-nakijken of de te volgen lijn nog iets vloeiender kan volgens de bijgevoegde tekening
-beplanting: deze moet in alle seizoenen, onder alle omstandigheden, een vaste dense lijn vormen.
Verder werd ook gevraagd in het document op te nemen dat het een compromis is om het dossier af te sluiten.
Gelet op dit gunstige advies van Inter, is er geen probleem voor het behoud van de subsidie van Toerisme Vlaanderen.
Op 13 december 2022 richtte de gemeente een verzoek aan Toerisme Vlaanderen om een bijkomende subsidie te krijgen voor de bijkomend uit te voeren werken. Als motivatie werd meegegeven dat de geleidestrips er destijds op uitdrukkelijk verzoek van Inter en Toerisme Vlaanderen zijn gekomen om het volledige subsidiebedrag te kunnen ontvangen.
Bij mail van 24 mei 2023 werd negatief geantwoord op onze vraag. Toerisme Vlaanderen oordeelde dat een geschil tussen gemeente en architect aan de basis ligt van deze bijkomende kosten.
Ter info: de totale subsidie bedraagt 356.000 €.
Raadslid Pillaert antwoordt: “Ik had reeds gewaarschuwd voor dit dossier. De nieuwe meerderheid gooide in 2013 de reeds gemaakte plannen van tafelen stapte naar “Win-Vorm” voor een nieuw ontwerp. Weet dat dit nooit de goedkoopste oplossing is. Het plafond van het paviljoen was een redelijk moeilijke opgave. Blijkbaar hebben we hier ook niet te maken met een architect maar met een kunstenaar.
Er is geen overleg geweest tussen architect en bouwheer waardoor we nu ongeveer 38.000 € moeten ophoesten, dan nog zonder beplanting en uren werk van het personeel (technische dienst, administratief werk,…). Zo komen we dicht tegen de 50.000 € aan.
Laat het een les zijn om naar de oppositie te luisteren. Jammer genoeg voor de belastingbetaler hebben we gelijk, het geld wordt weggespoeld.”
Schepen De Brabandere repliceert: “Ik zit al in de gemeenteraad sedert 2013 en toen kwam het dossier al ter sprake. Wat er toen was, was niet meer dan een schets. De opmerkingen die jullie toen gaven hadden betrekking op het paviljoen, niet op de toegankelijkheid. Wij hebben de toegankelijkheid willen uitvoeren, “Inter” nam echter een bocht over wat kon en niet kon. Had toen vanuit Inter mogelijk gemaakt wat nu kon, zou het nooit tot bij de rechtbank gekomen zijn.”
Raadslid Pillaert reageert: “De schets wou men snel van tafel door dan naar Win-Vorm te gaan. Dit kost nu veel geld. De kunstenaar zou zijn verplichtingen inzake toegankelijkheid moeten kennen. Onze fractie kwam over toegankelijkheid niet tussen omdat we ervan uit gingen dat de architect zoiets volgt.”
Schepen De Brabandere repliceert dat de kunstenaar de toegankelijkheidseis kende.
De Burgemeester vult aan; “Als er één instantie is die wegloopt als Pontius Pilatus dan is het Inter wel. In de samenkomst met de kunstenaar nam Inter een bocht.
Raadslid Pillaert repliceert dat de gemeente ervoor zorgt dat er zaken gebeuren met belastingsgeld die niet kunnen.
De Burgemeester stelt hierop dat er in de begeleidingsstructuur fouten zitten die niet kunnen.
Raadslid Pillaert stelt nog dat de Vlaamse Overheid dan maar gedagvaard moet worden als je toch zo zeker bent.