Besluit  Schepencollege

Aanleiding

Overwegende dat in het Managementteam van 02 mei 2023 een nota werd besproken rond het sleutelbeheer van de elektronische sloten en dat ook de Technische dienst positief advies gaf over het besproken voorstel;

Regelgeving

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en wijzigingen;

Gelet op het Besluit van het College van Burgemeester en Schepenen in zitting van 04.01.2018, houdende de vaststelling van het reglement voor de aanvraag van elektronische sleutels;

Feiten, context

Overwegende dat op heden een 500-tal gele toegangsbadges in omloop zijn die toegang geven tot bepaalde deuren en gebouwen in patrimonium van het lokaal bestuur;

Overwegende dat er met de Technische Dienst versneld (streefdatum eind 2023) werk wordt gemaakt om alle gebouwen in eigen patrimonium uit te rusten met de nieuwere versie van de elektronische sloten (= Gele badges);

Overwegende dat het doel van het sleutelbeheer in de eerste plaats is gericht op veiligheid: we willen de risico’s die gebruik en misbruik van sleutels met zich meebrengen, op een aanvaardbaar niveau te brengen en te houden. Het uitgangspunt hoort te zijn dat er geen enkele persoon een sleutel bezit die onrechtmatig toegang geeft tot ruimtes om misbruik tegen te gaan;

Overwegende dat badges zoveel als mogelijk gerelateerd worden op persoonsniveau en een elektronische sleutel dus op de persoonlijke naam van de gebruiker staat;

Overwegende dat één elektronische sleutel toegang kan geven over verschillende zones (= gebouwen), afhankelijk van de rol van de gebruiker;

Overwegende dat badges door verengingen soms worden doorgegeven aan opvolgers in leiding of trainer;

Overwegende dat een rol van een gebruiker wijzigt in de tijd. Een leider van een verenging die stopt, laat niet steeds weten dat het toegangsbeheer van zijn/haar badge dient aangepast te worden of ingediend moet worden;

Overwegende dat we door bovenstaande elementen onzeker zijn of

• er gebruikers zijn die momenteel onbevoegd toegang hebben tot bepaalde gebouwen
• alle rechtmatig verkregen sleutels zich nog steeds bevinden bij de correcte gebruiker
• er sleutels zijn verloren of gestolen en dus geschrapt moeten worden;

Overwegende dat we dit risico kunnen tegengaan door een systeem van periodieke controle, evaluatie en opvolging;

Overwegende het voorstel tot wijziging aan het bestaande reglement:

• Elektronische sleutels worden kosteloos ter beschikking gesteld door de Technische dienst
• Er wordt een bewijs van ontvangst door de gebruiker ondertekend
• Er wordt niet langer een waarborg aangerekend
• Opvolging van toegangsbeheer voor gebruikers - verenigingen
• Personen van leiding, bestuur, staf van een erkende verenging/sportclub krijgen een elektronische sleutel die toegang heeft tot de gebouwen die ter beschikking worden gesteld van het bestuur
• De toegang tot de gebouwen wordt ingesteld voor een periode van een werkjaar 
• Bij verstrijken van de geldigheidperiode van toegang wordt een opvolging gedaan van het toegangsbeheer door update te vragen aan de verenigingen
• Verlengingen worden doorgegeven aan TD die toegangsbeheer verlengt
• Stopzettingen worden doorgegeven aan TD, die de badge onmiddellijk schrapt. De gebruiker ontvangt melding om badge binnen te brengen. Wanneer gebruiker geen badge binnen kan brengen (verlies) wordt retributie aangerekend
• Nieuwe badges: worden aangevraagd door verenigingen aan TD
• Tussentijdse wijzigingen (doorheen het jaar) worden direct doorgegeven door vereniging aan Technische dienst.