De voorwaarden van raadpleging van het archief voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden worden vastgelegd.
Gelet op artikel 126 van de nieuwe gemeentewet van 24 juni 1988;
Gelet op het Koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister;
Gelet op artikel 56§1 en §5 van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017;
Gelet op het Koninklijk besluit van 17 maart 2021 over de genealogische opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand en tot verlenging van de toegang tot de DABS aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën;
Gelet op de Omzendbrief van 24 augustus 2020 tot wijziging van de omzendbrief van 19 maart 2019 over de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand;
Overwegende dat het college van burgemeester en schepenen verantwoordelijk is voor het vastleggen van de nadere regels inzake de raadpleging van de akten van de burgerlijke stand en de zorg voor het gemeentearchief;
Overwegende dat de raadpleging van de akten van de burgerlijke stand voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden ook onder deze verantwoordelijkheid valt;
Artikel 1 – toegang tot de registers openbare akten
De volgende registers burgerlijke stand zijn vrij toegankelijk:
Eenieder kan een afschrift of uittreksel krijgen van een openbare akte. Bij voorkeur gebeurt de raadpleging door het afleveren van afschriften en uittreksels door de ambtenaar van de burgerlijke stand. De akten kunnen worden aangevraagd via het thuisloket, aan de balie of via mail (burgerzaken@hooglede.be).
Indien de akte in de DABS beschikbaar is, wordt het afschrift / uittreksel geleverd uit de DABS. Indien de akte niet in de DABS beschikbaar is, wordt het afschrift opgemaakt op basis van de papieren registers.
De ambtenaar van de burgerlijke stand levert de afschriften af en vermeldt hierop: “afgeleverd voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden”.
Bij uitgebreide zoekopdrachten is het ook mogelijk om een afspraak te maken om de akten zelf te raadplegen.
Hiervoor dient een schriftelijke aanvraag gericht te worden aan burgerzaken@hooglede.be, met duidelijke vermelding van het type akte, het jaartal en de gegevens waarvoor de opzoeking wordt aangevraagd;
De stukken worden klaargelegd en na raadpleging teruggeplaatst in het archief door een medewerker;
Artikel 2 – toegang tot de registers niet-openbare akten
Niet-openbare akten zijn:
De raadpleging gebeurt enkel door het afleveren van afschriften en uittreksels door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt. De akten kunnen worden aangevraagd via het thuisloket, aan de balie of via mail (burgerzaken@hooglede.be).
Uittreksels / afschriften zijn vrij af te leveren aan:
Anderen dienen een schriftelijke aanvraag in te dienen met volgende inhoud:
Indien de persoon die de toestemming moet geven overleden is of door zijn gezondheidstoestand geheel of gedeeltelijk, zij het tijdelijk niet wilsbekwaam is, kan zijn langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner, of bij gebreke hiervan zijn wettelijke vertegenwoordiger, of bij gebreke hiervan, ten minste één van diens afstammelingen in de eerste graad deze toestemming geven.
Indien de persoon die de toestemming moet geven minderjarig is, wordt de toestemming gegeven door diens wettelijke vertegenwoordiger.
Indien de aanvrager de contactgegevens niet kent van de personen die hun toestemming moeten geven, kan hij bij de aanvraag een communicatie voegen gericht aan de persoon waarvan de toestemming vereist is. De ambtenaar van de burgerlijke stand zendt deze communicatie dan door aan de bestemmeling, voor zover deze persoon een gekend adres in België heeft. De bestemmeling beslist vervolgens zelf al dan niet in te gaan op het verzoek van de aanvrager.
Indien de akte in de DABS beschikbaar is, wordt het afschrift / uittreksel geleverd uit de DABS. Indien de akte niet in de DABS beschikbaar is, wordt het afschrift opgemaakt op basis van de papieren registers.
De ambtenaar van de burgerlijke stand levert de afschriften af en vermeldt hierop: “afgeleverd voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden”.
Artikel 3 – Toegang tot de bevolkingsregisters
Eenieder kan een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt verkrijgen voor zover de inlichtingen die zij bevatten op zichzelf betrekking hebben.
Elke persoon, elke publieke of private instelling, kan op schriftelijk en ondertekend verzoek, een uittreksel uit de registers of een attest krijgen betreffende een inwoner van de gemeente dat aan de hand van die registers is opgemaakt wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan.
Openbare registers
Bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen vrij worden geraadpleegd op afspraak.
Daarnaast kunnen er ook uittreksels of attesten worden afgeleverd door de ambtenaar van de burgerlijke stand. De documenten kunnen worden aangevraagd via het thuisloket, aan de balie of via mail (burgerzaken@hooglede.be).
Niet-openbare registers
Om toegang te krijgen tot de bevolkingsregisters van minder dan 120 jaar oud in het kader van genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden dient een schriftelijke aanvraag ingediend te worden bij de dienst burgerzaken met volgende inhoud:
Indien de persoon die de toestemming moet geven overleden is of door zijn gezondheidstoestand geheel of gedeeltelijk, zij het tijdelijk niet wilsbekwaam is, kan zijn langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner, of bij gebreke hiervan zijn wettelijke vertegenwoordiger, of bij gebreke hiervan, ten minste één van diens afstammelingen in de eerste graad deze toestemming geven.
Indien de persoon die de toestemming moet geven minderjarig is, wordt de toestemming gegeven door diens wettelijke vertegenwoordiger.
Indien de aanvrager de contactgegevens niet kent van de personen die hun toestemming moeten geven, kan hij bij de aanvraag een communicatie voegen gericht aan de persoon waarvan de toestemming vereist is. De ambtenaar van de burgerlijke stand zendt deze communicatie dan door aan de bestemmeling, voor zover deze persoon een gekend adres in België heeft. De bestemmeling beslist vervolgens zelf al dan niet in te gaan op het verzoek van de aanvrager.
Bij gebrek aan afstammelingen in de eerste graad die hun toestemming kunnen verlenen, kan de toestemming gegeven worden door het college van burgemeester en schepenen.
De verplichtingen onder de GDPR zullen hierbij in acht genomen en er wordt nagegaan of de mededeling van ieder gegeven, op zich en samen gezien, noodzakelijk is voor het opgegeven doel, de mededeling aan de aanvrager redelijkerwijze verantwoordbaar is en deze verklaart de gegevens enkel voor het in zijn aanvraag opgegeven doel te gebruiken.
De toestemming kan de machtiging inhouden om ook de afstamming in opgaande lijn te vermelden op het gevraagde uittreksel of getuigschrift.
De toestemming kan ook beperkt zijn tot een aantal gegevens, met uitsluiting van de andere gegevens. (bijvoorbeeld: enkel toestemming voor de namen, voornamen en afstamming in opgaande lijn, niet voor de rest (adres, burgerlijke staat,…)
Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid tot het verkrijgen van personenlijsten uit het bevolkingsregister aan onderzoekers die uitdrukkelijk doen blijken van een duidelijk historisch of ander wetenschappelijk belang. Deze mogen enkel de informatie bevatten die relevant is voor het gevoerde onderzoek. Hiervoor dient er een gemotiveerde aanvraag ingediend te worden bij het College van Burgemeester en Schepenen.