Besluit  Gemeenteraad

Besluit

 

éénparig

Artikel 1: Het erkenningsreglement voor jeugdwerk wordt als volgt aangenomen met terugwerkende kracht vanaf 1 september 2022:

Om als vereniging binnen het jeugdwerk erkend te worden, moet de vereniging  gelijktijdig aan volgende voorwaarden voldoen:

 Een autonoom bestuur hebben met minstens 3 personen, waarvan de meerderheid jonger is dan 30 jaar en binnen het grondgebied van de gemeente Hooglede wonen.

1. Minimum 10 leden hebben tijdens het volledig werkjaar. 
2. Een feitelijke vereniging (zonder rechtspersoonlijkheid) zijn die een afdeling is van een landelijk erkende jeugdvereniging of een vzw en instelling van openbaar nut te zijn overeenkomstig de wet van 2 mei 2002.
3. Voldoen aan jeugdwerk: sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door kinderen en jongeren van drie tot en met dertig jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de kinderen en jongeren die daaraan deelnemen op vrijwillige basis en dat wordt georganiseerd door jongeren, particuliere jeugdverenigingen, gemeentelijke openbare besturen of de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
4. De zetel en de organisatie van de gewone activiteiten bevindt zich in Hooglede.
5. Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid hebben voor haar leden en een verzekering lichamelijke ongevallen voor verenigingen die door de aard van hun activiteiten een hogere kans op lichamelijke letsels hebben. Verenigingen die een eigen lokaal beheren, hebben daarvoor een brandverzekering.

De vereniging dient zijn aanvraag éénmalig in en houdt de documenten ter inzage goed bij. Zo kan op elk moment de nodige gegevens worden opgevraagd door het college van burgemeester en schepenen. Indien niet aan de voorwaarden wordt voldaan, wordt de erkenning opgeheven of moet de vereniging opnieuw een erkenning aanvragen.

 Andere afwijkingen hierop kunnen enkel toegestaan worden door het College van Burgemeester en Schepenen, na eventueel advies van de gemeentelijke jeugdparticipatie

Art 2: Het subsidiereglement voor jeugdwerk wordt als volgt aangenomen:

Artikel 1. INLEIDING 

Verenigingen die voldoen aan het erkenningsreglement voor jeugdwerk, kunnen bepaalde subsidie krijgen.

Onder dit subsidiereglement valt:

• Basissubsidie 
• Kampsubsidie 
• Kadervorming binnen het jeugdwerk 
• Jeugdhuizen 
• Projectsubsidie 
• Kopiereglement 

Artikel 2: BEGRIPSBEPALING

• Jeugdvereniging

Een vzw of feitelijke vereniging die blijkens haar doelstellingen en handelingen aan jeugdwerk doet waarbij het merendeel van de deelnemers afkomstig is uit de gemeente.

• Jeugdwerk

Jeugdwerk is sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door kinderen en jongeren van drie tot en met dertig jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de kinderen en jongeren die daaraan deelnemen op vrijwillige basis en dat wordt georganiseerd door jongeren, particuliere jeugdverenigingen, gemeentelijke openbare besturen of de Vlaamse Gemeenschapscommissie

• Jeugdparticipatie

Een orgaan van de gemeente die overleg en inspraak organiseert voor de jeugd en het jeugdwerk van de gemeente.

• Gekwalificeerde begeleider
• De houder van het attest basisvorming jeugdverantwoordelijke toegekend door het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, dienst Jeugdwerk.
• Diegenen die een kadervorming van tenminste 60 uren ter verwerving van bovengenoemd attest hebben gevolgd en minstens 16 jaar zijn op 1 januari van het jaar waarvoor een subsidie wordt aangevraagd.
• Begeleiders die minimum 20 jaar zijn en minimum drie jaar nuttige ervaring als jeugdanimator kunnen voorleggen en bewijzen.
• De houders van het diploma of getuigschrift hoger onderwijs welke tenminste 60 uren pedagogische of psychologische vorming omvat, evenals studenten wiens opleiding tot dergelijk attest leidt en welke reeds één jaar met vrucht voltooiden.

• Jeugdvakantie

Verenigingen die een werking opzetten tijdens de vakantie door middel van een meerdaags verblijf in een aangepaste omgeving in het binnenland, onder gekwalificeerde begeleiding.       

Artikel 3. BASISSUBSIDIE 

Op de jaarbudgetrekening worden de nodige kredieten voorzien ter verdeling van de basissubsidie. De erkende jeugdverenigingen kunnen een variabele basissubsidie bekomen volgens het aantal behaalde punten op onderstaande parameters:

1. Kwantitatieve criteria (20%) 

Aantal leden	1 punt per lid
Aantal leden in de leiding/kern	1 punt per lid
Aantal gewone werkingsdagen voor de leden	1 punt per dag

2. Kwalitatieve criteria (80%) 

Communicatiekanalen (papier – digitaal) met minimum vermelding van volgende gegevens: -          Contactgegevens vereniging (adres + mail) -          Vermelding leidingsploeg -          Vermelding werkingsdagen (kalender)	1 punt per kanaal met maximum van 3 punten
Deelname aan werkgroepen of initiatieven ontstaan vanuit jeugdparticipatie	1 punt per activiteit
Samenwerking met een andere erkende vereniging uit gemeente Hooglede of jeugddienst (niet-betalend, niet-commercieel)	2 punten per samenwerking
Aantal gekwalificeerde begeleiders	1 punt per begeleider
Eéndagsactiviteiten (activiteiten los van gewone werking)	2 punten per dag
Meerdaagse activiteit met overnachting (uitgezonderd kamp)	2 punten per dag
Deelname aan vormingen van gemeente Hooglede	2 punten per vorming

De lokalen moeten onderhouden worden als een goede huisvader. Wie dit niet naleeft en hiervoor een waarschuwing heeft gekregen, kan deze basissubsidie verliezen bij beslissing van College van Burgemeester en Schepenen.

Jeugdhuizen kunnen geen beroep doen op een basissubsidie.

Subsidieberekening:

A: [(Totaal subsidiebudget) * 0,20] / (totaal punten) x (totaal aantal behaalde punten per dossier)

B: [(Totaal subsidiebudget) * 0,80] / (totaal punten) x (totaal aantal behaalde punten per dossier)

        

Artikel 4. KAMPSUBSIDIE 

A.      Voorwaarden:

• Een gevarieerd spelaanbod zoals sport, spel, tochten, expressie, crea, enz… zijn een duidelijke vereiste. Jeugdvakanties waarvan de inhoud duidelijk zijn afgestemd op een bepaalde discipline (bvb voetbal, volleybal, sport, …) of specialisatie (bvb talen, computer,…) of hoofdzakelijk gewijd aan één thema komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
• De duur van de jeugdvakantie bedraagt minimaal vier nachten, voor- of nawacht niet inbegrepen in de verblijfsduur. De duur kan beperkt worden tot twee dagen wanneer de vereniging kan bewijzen dat het om hun jaarlijks kamp gaat.
• De vereniging kan meerdere verblijven organiseren tijdens het jaar, maar om administratieve redenen wordt gevraagd de aanvraag voor dezelfde vereniging te centraliseren in één subsidieaanvraag.

B.      Vereiste documenten:

Volgende documenten moeten worden ingediend voor het bekomen van een kampsubsidie:

• Een kampboekje gericht aan de deelnemers
• Huurcontract of verblijfsbewijs ondertekend door de eigenaar of uitbater
• Lijst van deelnemers en begeleiders
• Programma – overzicht per leeftijdsgroep
• (Kopie van) attesten van erkende begeleiders  

 C.       Subsidieberekening:

De totale toelage bestaat uit drie delen:

C.1   Deelnemerstoelage

Deze wordt door een puntensysteem als volgt berekend:  (aantal aanwezige deelnemers) x (aantal dagen)

C.2   Begeleidingstoelage

Deze wordt door een puntensysteem als volgt berekend :  (aantal aanwezige gekwalificeerde begeleiders) x (aantal dagen)

C. 3 Vervoerstoelage

Elke jeugdvereniging die een kamp of bivak organiseert ontvangt een forfait van 120 euro als vervoerstoelage.

Het bedrag voor deelnemers- en begeleidingstoelage wordt als volgt berekend: [(Totaal subsidiebudget) – (vervoerstoelage alle kampdossiers)] / (totaal punten alle kampdossiers) x (totaal aantal behaalde punten per kampdossier)

Artikel 5. KADERVORMING BINNEN HET JEUGDWERK

A.      Voorwaarden:

• De begeleider is actief in een erkende, Hoogleedse jeugdvereniging of speelpleinwerking; of
• De begeleider is woonachtig te Hooglede; of
• Het gaat om een erkende, Hoogleedse vereniging voor het jeugdwerk.

 B.      Vereiste documenten:

• Bewijs van deelname aan kadervorming in het jeugdwerk, ondertekend door de erkende organisator en de deelnemer.

 C.       Subsidieberekening:

 C.1  De uitbetaling gebeurt op naam van de begeleider als volgt:

• 100 % van de kosten van een cursus animator, hoofdanimator, instructeur of hoofdinstructeur van het Vlaamse jeugdwerk of meerdaagse specialisatiecursussen ingericht door erkende organisaties aan jongeren tot en met 24 jaar die actief zijn in een erkende, Hoogleedse jeugdvereniging of speelpleinwerking.
• 50 % van de kosten van een cursus animator, hoofdanimator, instructeur of hoofdinstructeur van het Vlaamse jeugdwerk of meerdaagse specialisatiecursussen ingericht door erkende organisaties aan jongeren tot en met 24 jaar, die woonachtig zijn in Hooglede en minstens éénmaal actief deelnam aan jeugdparticipatie in Hooglede.

C.2  De uitbetaling gebeurt op naam van de begeleider als volgt:

• 35 % van de kosten aan de vereniging voor het organiseren van plaatselijke vormingsinitiatieven en cursussen met externe, erkende instructeurs of georganiseerd door landelijke organisaties.        

Artikel 6. JEUGDHUIZEN 

A.         Voorwaarden:

• Tieners, adolescenten en jongvolwassenen vormen de doelgroep.
• De ruimte waarin de werking zich ontplooit, staat permanent ter beschikking van het jeugdhuis. Er moet een verzekering tegen brand afgesloten worden voor de eigen inboedel.
• Uit de statuten en uit het huishoudelijk reglement moet blijken dat het jeugdhuis in zijn werking openstaat voor alle jongeren, zonder onderscheid van geslacht, ras, levensbeschouwelijke of politieke overtuiging.
• Toegankelijkheid
• Jeugdhuizen moeten toegankelijk zijn voor alle jongeren op de meest gunstige of gebruikelijke vrijetijdsmomenten.  De ontmoetingsruimte moet tenminste 10 maanden per jaar open zijn gedurende minimum 15u per week gespreid over tenminste 3 dagen, waaronder 1 dag in het weekend (zaterdag – zondag) voor minimum 6u.
• De openingsuren en het huishoudelijk reglement moeten duidelijk zichtbaar aangekondigd worden in het jeugdhuis.
• De burgerrechtelijke aansprakelijkheid die krachtens de art. 1382 tot en met 1386 van het burgerlijk wetboek wegens alle lichamelijke en/of stoffelijke schade kan ten laste gelegd worden van de jeugdhuizen, hun medewerkers, leden en gebruikers moeten door een verzekering gedekt worden.
• Structuur
• Het jeugdhuis moet een juridische vorm aannemen van een VZW.
• Uit de statuten, het huishoudelijk reglement en de verslagen van de bijeenkomsten van de verschillende bestuursorganen moet duidelijk tot uiting komen dat het jeugdhuis zelfstandig zijn beleid formuleert, zijn programmatie bepaalt en zijn financiën beheert.
• Het algemeen beleid en beheer moet worden waargenomen door minimum 5 personen, waarvan tenminste de helft jonger dan 30 jaar is.  Tenminste 10 maal per jaar zal er een bestuursvergadering gehouden worden, waarop de planning en de evaluatie van de werking wordt besproken.  Het verslag hiervan is ter beschikking van het jeugdhuispubliek, van de inspectie en van de gemeente.
• Bijzondere erkenningscriteria: De bijzondere erkenningscriteria omschrijven de functie die binnen het jeugdhuiswerk moeten gerealiseerd worden (ontmoeting, recreatie, vorming) en bepalen hiervoor de minimumvoorwaarden. Het voldoen aan deze voorwaarden resulteert in een erkenning van jeugdhuiswerking. 
• Ontmoeting: Het jeugdhuis biedt de jongeren de gelegenheid elkaar te ontmoeten in een zo ruim mogelijke verscheidenheid van vormen (rustig, sport, spelinstuif e.d.) waarbij de gebruikers vrij hun deelname en tijdsbesteding bepalen. Een infostand en een rustige praathoek zijn wezenlijke onderdelen van de instuifruimte.
• Recreatie – Animatie – Ontspanning: Het recreatief aanbod dient een zo groot mogelijke verscheidenheid van initiatieven te omvatten.  De begeleiding van deze initiatieven dient hulpverlenend en stimulerend te zijn, zodat jongeren sterk gemotiveerd worden om mee te werken aan de realisatie ervan. Door het jeugdhuis worden jaarlijks tenminste 10 recreatieve activiteiten georganiseerd.  Deze activiteiten zullen evenwichtig gespreid worden over het werkingsjaar.
• Vorming:   Groepswerk dat gericht is op de persoonlijke en maatschappelijke vorming van jeugd.  De thema’s en de vormingsinhouden zijn relevant voor de groep.  Vormingswerk wordt procesmatig aangepakt.

 B.         Subsidieberekening:

Jeugdhuizen die beantwoorden aan bovenstaande voorwaarden, ontvangen jaarlijks een subsidie.

B.1 De gemeente stelt een lokaal te Gits (JH De Vlinder) en een lokaal te Hooglede (lokaal grenzend aan het polyvalent centrum "Atlantahal” JOC De Prik) ter beschikking van de jeugdhuizen en dit kosteloos.

B.2 De gemeente staat in voor de onderhoudskosten aan de gebouwen (eigenaarskosten)

B.3 De subsidietoelage voor jeugdhuizen wordt bepaald door middel van een puntensysteem:

B.3.1  Kwantitatieve criteria (20%) 

Aantal leden in de leiding/kern	1 punt per lid
Aantal gewone werkingsdagen voor de leden	1 punt per lid

B.3.2  Kwalitatieve criteria (80%) 

Communicatiekanalen (papier – digitaal) met minimum vermelding van volgende gegevens: -          Contactgegevens vereniging (adres + mail) -          Vermelding kernploeg -          Vermelding werkingsdagen (kalender)	1 punt per kanaal met maximum van 3 punten
Deelname aan werkgroepen of initiatieven ontstaan vanuit jeugdparticipatie	1 punt per activiteit
Samenwerking met een andere jeugdvereniging uit gemeente Hooglede of Jeugddienst (niet-betalend, niet-commercieel)	2 punten per samenwerking
Eéndagsactiviteiten (activiteiten die vallen buiten reguliere werking)	2 punten per dag
Meerdaagse activiteit voor leden met overnachting (slechts 1 weekend komt in aanmerking)	1 punt per lid
Deelname aan vormingen van gemeente Hooglede	2 punten per vorming

De lokalen moeten onderhouden worden als een goede huisvader. Wie dit niet naleeft en hiervoor een waarschuwing heeft gekregen, kan deze subsidie verliezen bij beslissing van College van Burgemeester en Schepenen.

Het subsidiebedrag wordt als volgt berekend:

(Totaal budget) / (totaal aantal punten alle subsidiedossiers van jeugdhuizen) x (totaal aantal behaalde punten per subsidiedossier van jeugdhuizen) 

Artikel 7. PROJECTSUBSIDIE

A. Begripsbepaling:

• Initiatiefnemers: De initiatiefnemers dienen te bestaan uit minimum drie meerderjarige personen, woonachtig in de gemeente

• Een project moet een meerwaarde zijn voor het jeugdbeleid in de gemeente. (Jaarlijkse fotoavonden, fuiven, BBQ’s, straat – en wijkfeesten, … komen niet in aanmerking.)

B. Voorwaarden:

• De initiatiefnemers kunnen een projectsubsidie aanvragen, voor zover ze van geen andere instantie (bv: Vlaamse – en/of Provinciale overheid) aanspraak kunnen maken op een toelage.
• Een project moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
• Georganiseerd door en voor jongeren met een openbaar karakter; d.w.z. ze moeten gericht zijn op een doelgroep groter dan de ledengroep.
•  Ze moeten een belangrijke uitstraling hebben.  Er moet voldoende publiciteit voor gemaakt worden.
• Een project mag geen winstgevend karakter hebben.
• Een project kan grensoverschrijdend zijn, maar moet kinderen en/of jongeren uit de gemeente ten goede komen.
• Een project moet als geheel ingediend worden.  Het dossier omvat alle inkomsten en alle uitgaven.
• Een uitgewerkt en gemotiveerd plan van het project moet worden ingediend bij de Jeugddienst tenminste 6 weken voor het plaatsvinden van het desbetreffende project.
• De initiatiefnemers worden gevraagd om een gemotiveerd bedrag van subsidie voorop te stellen.  
• De initiatiefnemers worden binnen de 30 dagen op de hoogte gebracht van de beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen en ontvangen nadien een startbudget van € 300,00.
• Een bepaald initiatief mag maximaal 50% van de totale projectsubsidiesom bedragen, met een maximum van € 900,00/project.
• Na het voorleggen van de onkostennota’s aan het College van Burgemeester en Schepenen, gaat het gemeentebestuur over tot uitbetaling.  Indien de totaalsubsidie minder bedraagt dan het startbudget zal het overschot teruggevorderd worden.
• Indien een projectsubsidie toegekend wordt, verplicht de organisator zich ertoe om de tekst ‘met medewerking van het gemeentebestuur Hooglede’ te publiceren op affiches, flyers, uitnodigingen, …  

C. Subsidieberekening:

• Na goedkeuring van het project ontvangt men een startbudget van € 300,00.
• Per project wordt 50 % van de totaal bewezen uitgaven uitbetaald met een maximum van 900,00 euro/project.
• Indien de totaalsubsidie minder bedraagt dan het startbudget zal het overschot teruggevorderd worden. 

Artikel 8. KOPIEREGLEMENT 

A.         Voorwaarden:

• Voldoen aan het erkenningsreglement voor jeugdwerk - Jaarlijks kan de jeugdvereniging 1000 punten opnemen.
• De kopieperiode loopt gelijk met het werkjaar van de verenigingen. De tellers worden terug op nul geplaatst op 1 september
• Volgende kopieën zijn mogelijk: 
• zwart-wit
• A3 –formaat: 2 pt
• A5-formaat: 1 pt
• A4: 1 pt
• Kleur
• A3 –formaat: 4 pt
• A5-formaat: 2 pt
• A4: 2 pt
• Bij het het recto-verso kopieren wordt iedere pagina als 1 punt geteld
• Het  gekopieerde document is bedoeld voor: 
• aankondigingen van eigen activiteiten
• publiciteit van en voor eigen vereniging 
• uitnodigingen voor activiteiten en vergaderingen
• verslagen van activiteiten en vergaderingen
• Het te kopiëren document mag niet bedoeld zijn om te gebruiken als strooifolder of om uit te delen langs de openbare weg.
• Het origineel exemplaar moet een eigen product zijn dat door één of meerdere leden van de vereniging wordt opgesteld.  Andere werken mogen hierbij worden opgenomen mits schriftelijke toestemming van de oorspronkelijke auteur(s).
• Het kopiewerk mag in géén enkele vorm worden verkocht, met uitzondering van het periodiek ledentijdschrift.

B.         Kopieservice:

• Het document dat moet gekopieerd worden, moet aangeleverd worden bij de Jeugddienst. 
• Het document wordt liefst doorgestuurd als een printbare PDF. De bestandsnaam bevat het aantal kopies, formaat, recto of rectoverso, kleur of Zwart-wit (Bv: Ledenbrief_20x_A4_Recto_kleur) 
• De jeugddienst spreekt met de jeugdvereniging af in welke periode de kopies genomen worden, dit met een wachtperiode van 3 werkdagen.
• Na het maken van de kopies wordt het aantal kopies genoteerd door de jeugddienst, dit samen met de datum van uitgave en naam van de vereniging.
• Wanneer het aantal kopies opgebruikt is brengt de jeugddienst de desbetreffende jeugdvereniging hiervan op de hoogte. 

Artikel 9: PROCEDURE EN BETWISTINGEN

De aanvraag tot betoelaging gebeurt via mail waarbij elke jeugdvereniging zijn dossier kan beheren. De mail bevat alle nodige documenten die nodig zijn om de subsidie te kunnen aanvragen en berekenen.

De procedure tot aanvraag van betoelaging gebeurt als volgt:

• De documenten tot het bekomen van de subsidie moet max. 30 dagen na het einde van het werkjaar van de jeugdvereniging op het E-loket worden vermeld. De werkjaren worden als volgt genomen: 
• Jeugdbewegingen:  1 september t.e.m. 31 augustus 
• Jeugdhuizen: 1 september t.e.m. 31 augustus 
• De jeugddienst zal bij aanvang van het verwerken van de gegevens de verantwoordelijke van de vereniging op de hoogte stellen.
• De uitbetaling van de subsidie gebeurt binnen de 2 maand volgend op het indienen van de nodige documenten, met als geldig bewijs de ontvangstmelding van de jeugddienst.

Bij betwistingen moet het College van Burgemeester en Schepenen schriftelijk op de hoogte worden gebracht. Het College van Burgemeester en Schepenen zal haar beslissing schriftelijk meedelen aan de desbetreffende vereniging.