De voorzitter opent de OCMW-raad om 20 uur.
Alle leden zijn aanwezig.
Er zijn geen opmerkingen op het verslag van vorige zitting.
Gevraagd wordt kennis te nemen van het nazicht van Jaarrekening 2020 door het Agentschap Binnenlands Bestuur.
Kennisname: éénparig
Mevrouw Demaré licht de brief toe van het Agentschap Binnenlands Bestuur betreffende het nazicht op de jaarrekening. De jaarrekening 2021 zal aan de raden van juni worden voorgelegd.
De heer Pillaert merkt op dat naast bemerkingen van technische aard ook wordt gewezen op het feit dat de jaarrekening niet werd vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar van de jaarrekening en vraagt naar de reden dat dit zo laat gebeurde.
Er wordt gewezen op de nieuwe BBC -regelgeving en de wijziging van softwareprogramma’s.
Mevrouw Demaré herhaalt dat de volgende jaarrekening nu in de raden van juni wordt voorgelegd.
Gelet op de brief dd. 5 april 2022 met kenmerk LF-JRBBC-21.0561 van het Agentschap Binnenlands Bestuur, Havenlaan 88 bus 70, 1000 Brussel in verband met het nazicht van de Jaarrekening 2020;
Gelet op artikel 262 van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
NEEMT EENPARIG KENNIS:
van het nazicht van de Jaarrekening 2020 door het Agentschap Binnenlands Bestuur.
Er wordt kennis genomen van de rapportering organisatiebeheersing voor het tweede semester van 2021.
Kennisname: éénparig
Gelet op artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur dat bepaalt dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam;
dat het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn;
dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over organisatiebeheersing;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2019 waarbij het charter organisatiebeheersing van het gemeente- en OCMW-bestuur van Hooglede werd goedgekeurd met beschrijving van het kader voor de aanpak van organisatiebeheersing;
Overwegende dat in het charter omschreven wordt dat de rapportering gebeurt door halfjaarlijks een rapport aan te bieden dat een beeld geeft van hoe de organisatie aan organisatiebeheersing gewerkt heeft tijdens het afgelopen semester;
Gelet op de vaststelling door het MAT van het dossier organisatiebeheersing voor het tweede semester van 2021 op 5 april 2022;
Gelet op de kennisname door het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau van het dossier organisatiebeheersing voor het tweede semester van 2021 op 8 april 2022;
NEEMT EENPARIG KENNIS: van de rapportering organisatiebeheersing voor het tweede semester van 2021.
Gevraagd wordt om kennis te nemen van de beheersovereenkomst en het financieringsplan via de toetredingsakte van OFP PROLOCUS en het kaderreglement en het bijzonder pensioenreglement en toe te treden tot OFP PROLOCUS.
Beslissing: éénparig goedgekeurd
Overwegende dat het bestuur de pensioenkloof tussen haar statutair personeel en contractueel personeel wil verkleinen; dat het bijgevolg voorziet in een tweede pensioenpijler voor de totaliteit van haar contractueel personeel;
Overwegende dat tot op heden het bestuur was aangesloten bij de groepsverzekering die na bemiddeling van de VVSG, aangeboden werd door Ethias en Belfius Insurance; dat deze verzekeraars in juni 2021 de lopende groepsverzekeringsovereenkomst per 1 januari 2022 hebben opgezegd;
Overwegende dat het bestuur voor het voorzien in een tweede pensioenpijler de keuze heeft tussen enerzijds een overheidsopdracht voor een groepsverzekering bij een verzekeraar en anderzijds het aansluiten bij een instelling voor bedrijfspensioen-voorziening (pensioenfonds);
Overwegende dat, na onderhandelingen met de VVSG, OFP PROVANT werd omgevormd tot OFP PROLOCUS (een instelling voor bedrijfspensioenvoorziening met ondernemingsnummer 0809.537 155), een pensioenfonds waarbij alle lokale besturen van het Vlaamse Gewest kunnen toetreden;
Overwegende dat men door de toetreding bij een IBP meer betrokken is bij het beheer van zijn pensioenfinanciering; dat in tegenstelling tot een groepsverzekering het bestuur een vertegenwoordiger in de algemene vergadering van OFP PROLOCUS afvaardigt en naast controlebevoegdheid ook de mogelijkheid heeft om – indien nodig - punten op de agenda van de algemene vergadering te zetten. Overwegende dat in tegenstelling tot een groepsverzekering een IBP geen winsten ten voordele van de organisatie zelf nastreeft;
Overwegende dat een IBP ruime beleggingsmogelijkheden heeft, zodat een ruimer rendement mogelijk is dan in een tak 21 verzekering, zonder dat dit enige garantie inhoudt;
Overwegende dat het bestuur kan toetreden tot OFP PROLOCUS zonder overheidsopdracht vermits aan de voorwaarden van een in house opdracht voldaan zijn; dat het bestuur immers ten eerste via de algemene vergadering waar ze lid van wordt, toezicht uitoefent op OFP PROLOCUS zoals op haar eigen diensten; dat ten tweede meer dan 80% van de activiteiten van de OFP PROLOCUS de uitvoering van taken behelst die hem zijn toegewezen door de controlerende overheden, nl. het voorzien in aanvullende pensioenen voor lokale en provinciale besturen; dat er ten derde geen directe participatie van privékapitaal is in de OFP PROLOCUS en dat ten vierde OFP PROLOCUS zelf onderworpen is aan de wetgeving op de overheidsopdrachten.
Overwegende dat OFP PROLOCUS, in het verlengde van de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen, zwaar zal inzetten op het duurzaam karakter van zijn beleggingen;
Overwegende dat het aanbod van OFP PROLOCUS, net zoals de groepsverzekering die tot eind 2021 werd aangehouden bij Ethias en Belfius Insurance geen werknemersbijdragen vereist, voorziet in een overlijdensdekking en een kapitaalsuitkering;
Overwegende dat de mogelijkheid bestaat van een zogeheten “steprate” bijdrage; dat het dus mogelijk is om op het gedeelte van het loon dat boven het maximumplafond voor de berekening van het wettelijke pensioen uitkomt, een hogere toezegging te doen om zo het verschil tussen een statutair pensioen en een wettelijk pensioen verder te verkleinen;
Overwegende dat er drie soorten pensioenplannen bestaan (defined benefit of vaste prestaties, cash balance en defined contribution of vaste bijdragen); dat de voorgestelde formule een vastebijdragenplan is; dat in dit plan de werkgever belooft een bepaalde bijdrage (een bijdrage uitgedrukt als een percentage van het aan de RSZ onderworpen brutoloon) te betalen zonder vastgesteld rendement; dat de behaalde rendementen worden toegekend conform het kaderreglement;
Overwegende dat het bestuur de vastgestelde bijdrage minimum moet betalen; dat wanneer het wettelijk minimumrendement niet behaald wordt, het bestuur bijkomende bijdragen zal moeten betalen; dat in elk geval voor de aangeslotenen het wettelijk minimum rendement (momenteel 1,75% voor actieve aangeslotenen, 0% voor passieve aangeslotenen) moet behaald worden;
Overwegende dat het bestuur als bijkomende veiligheid de eerste vijf jaar, bovenop de middelen nodig voor de pensioentoezegging, voorziet in een extra prefinanciering van 5 % om zo de kans op het betalen van bijkomende bijdragen te verkleinen; deze prefinanciering blijft ter beschikking van het bestuur ter financiering van latere bijdragen;
Overwegende dat het bestuur met andere rechtspersonen waarmee ze nauwe banden heeft (AGB’s, OCMW) een MIPS-Groep kan vormen; dat binnen een MIPS-groep interne mobiliteit is voor het personeel zonder dat dit gevolgen heeft voor de pensioentoezegging van het personeelslid; dat er binnen een MIPS-groep een onderlinge solidariteit speelt;
Overwegende dat de kosten voor de werking van OFP PROLOCUS voor 2022 forfaitair worden vastgelegd op 1000 euro per jaar per werkgever en 10 euro per jaar per aangeslotene en dat deze bedragen jaarlijks worden geïndexeerd tot en met 2024; overwegende dat nadien een meer stabiel systeem van kostenvergoeding zal worden uitgebouwd, gebaseerd op de werkelijke kosten enerzijds en het werkelijke aantal aangesloten besturen en medewerkers anderzijds;
Gelet op de statuten, de beheersovereenkomst, het financieringsplan (algemeen luik en specifiek luik VVSG), de Verklaring inzake Beleggingsbeginselen (algemeen luik en specifiek luik VVSG), het Kaderreglement en het bijzonder pensioenreglement, de toetredingsakte;
Gelet op het protocol van het onderhandelingscomité C1;
Gelet op het verslag van het BOC dd. 28 maart 2022;
Overwegende dat in de nodige kredieten voorzien wordt in de meerjarenplanning;
Overwegende het voorstel van het vast bureau van 7 maart 2022 om met ingang van 1 januari 2022 toe te treden tot OFP PROLOCUS en de eraan gekoppelde modaliteiten qua pensioentoezegging;
Overwegende dat verder de intentie geuit werd om met volgende entiteiten een MIPS-groep te vormen (gemeente Hooglede) om de interne mobiliteit van het personeel tussen beiden entiteiten te bevorderen;
Overwegende dat de op basis van het financieringsplan verschuldigde bijdragen en de kosten voor het functioneren van OFP PROLOCUS zullen ingehouden worden door de RSZ en daarna doorgestort worden aan OFP PROLOCUS;
Overwegende dat voormelde intentieverklaring van het vast bureau en voormelde documenten in het bijzonder onderhandelingscomité van 14 maart 2022 en navolgende schriftelijk bijzonder onderhandelingscomité van 28 maart 2022 besproken werden; dat deze bespreking leidde tot volgend niet bindend advies: protocol van akkoord toetreding OFP Prolocus;
Overwegende dat er een vertegenwoordiger moet aangeduid worden om het bestuur te vertegenwoordigen in de algemene vergadering van OFP PROLOCUS;
Overwegende dat na de beslissing tot toetreding, dit aan OFP PROLOCUS moet meegedeeld worden en dat de algemene vergadering van OFP PROLOCUS de kandidatuur moet goedkeuren;
éénparig
Artikel 1: Kennis genomen wordt van en ingestemd wordt met
Kennis wordt genomen van de verklaring inzake beleggingsbeginselen (SIP) (algemeen luik en luik VVSG) en de statuten.
Art. 2: Beslist wordt om met ingang van 1 januari 2022 toe te treden tot OFP PROLOCUS (Afzonderlijk vermogen VVSG), en hiertoe onverwijld een verzoek tot aanvaarding als lid van de Algemene Vergadering te richten tot OFP PROCOLUS.
Art. 3: Ingestemd wordt met het feit dat de door het financieringsplan verschuldigde bijdragen en de kosten voor het functioneren van OFP PROLOCUS zullen worden geïnd door de RSZ in naam en voor rekening van OFP PROLOCUS.
Art. 4: De pensioentoezegging bedraagt 2,5% van het pensioengevend loon.
Het OCMW-bestuur Hooglede vormt samen met Gemeente Hooglede een zogenaamde MIPS-groep.
Art. 5: De heer Frederik Demeyere wordt afgevaardigd als vertegenwoordiger in de algemene vergadering van OFP Prolocus. De heer Chiron Potié wordt aangeduid als vervanger van voorgaande indien hij niet aanwezig kan zijn.
Art. 6: De voorzitter van de Raad en de algemene directeur worden gemachtigd om de noodzakelijke vervolgstappen te nemen voor de uitvoering van voormelde beslissingen.
Als vertegenwoordiger van het OCMW op de algemene vergaderingen van OFP Prolocus, wordt de heer Frederik Demeyere aangeduid met als plaatsvervanger de heer Chiron Potié.
Gelet op het feit dat het OCMW deelnemer is van het OFP Prolocus;
Gelet op het decreet lokaal bestuur en in het bijzonder op artikel 77 inzake de bevoegdheid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn;
Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van heden tot toetreding tot het OFP Prolocus;
Gelet op de statuten van het OFP Prolocus zoals beslist op de algemene vergadering van 17 december 2021; meer bepaald hoofdstuk IV - Algemene vergadering;
Gaat over tot de geheime stemming in openbare zitting voor het aanduiden van een vertegenwoordiger in de algemene vergaderingen van OFP Prolocus;
De stemming geeft de volgende uitslag:
De heer Frederik Demeyere bekomt 20 ja-stemmen;
Er zijn geen neen-stemmen;
Er zijn geen onthoudingen;
Er is 1 ongeldige stem;
Er zijn geen blanco stemmen;
Gaat over tot de geheime stemming in openbare zitting voor het aanduiden van een plaatsvervanger in de algemene vergaderingen van OFP Prolocus;
De stemming geeft de volgende uitslag:
De heer Chiron Potié bekomt 20 ja-stemmen;
Mevrouw Julie Misplon bekomt 1 ja-stem;
Er zijn geen neen-stemmen;
Er zijn geen onthoudingen;
Er zijn geen blanco of ongeldige stemmen;
Gezien de uitslag van de stemming;
De
Artikel 1: Als vertegenwoordiger van het OCMW op de algemene vergaderingen van OFP Prolocus, wordt de heer Frederik Demeyere, Akkerstraat 25/A, 8830 Hooglede, aangeduid met als plaatsvervanger de heer Chiron Potié, Hogestraat 184, 8830 Hooglede.
Art. 2: Het vast bureau wordt gelast met de uitvoering van dit besluit en in het bijzonder met het in kennis stellen daarvan aan OFP Prolocus.
Door de heer Steven Vandenbussche wordt vervolgens met een powerpoint een update geboden van de situatie betreffende Oekraïne op de gemeente.
Hierbij worden de aspecten belicht van de duurzame huisvesting in private en publieke opvangplaatsen, de specifieke verblijfscomplexen zoals serviceflats, en de nooddorpen.
Tevens wordt de ondersteuning voor de lokale besturen toegelicht bij creatie van duurzame opvangplaatsen waarbij het lokaal bestuur voor slaapplaatsen die minstens drie maand beschikbaar zijn:
- een éénmalige forfaitaire subsidie van € 2.000 per vijf slaapplekken kan bekomen bij effectieve toewijzing
- een éénmalige forfaitaire subsidie van € 1.000 voor iedere publieke slaapplek, los van toewijzing.
- voor serviceflats is er een éénmalig forfait van € 400 en een dagprijsvergoeding van 15 € per dag ( zonder toewijzing) of 9,1 € per dag ( met toewijzing) .
Op 21 april zijn er 35.269 personen geregistreerd waarvan 8.693 mensen opvangnood hebben.
Op Hooglede zijn 32 Oekraïners aanwezig – 4 in publieke plaatsen ( 2 flats Zevekote) en 28 op private plaatsen.
Er zijn publiek nog 5 bedden beschikbaar ( 1 flat Zevekote en 2 studio’s Sleedoorn) en 9 bedden op 3 private adressen.
De heer De Meyer stelt vast dat wanneer een niet verhuurd vakantiehuis met 5 bedden door een privaat persoon ter beschikking wordt gesteld de gemeente € 2.000 ontvangt en vraagt of de gemeente met dit bedrag voor een deel tussenkomt bij de verhuurder.
Er wordt geantwoord dat door de vluchteling ook een huur kan betaald worden en een huurprijs mag gevraagd worden. Er zijn hiervoor modellen van opvangovereenkomst beschikbaar.
Dit bedrag voor de gemeente is bedoeld voor het meerwerk voor de maatschappelijk werkers die de vluchtelingen ondersteuning bieden en voor het vergoeden van de bijkomende administratie.
De modaliteiten voor de uitbetaling aan de gemeenten worden nog verder uitgewerkt en verwacht voor juni.
De heer De Meyer wil toch naar het bestuur een oproep doen om na te denken om met dit geld ook iets te doen voor wie een huis ter beschikking stelt. Hij vindt het pervers dat de gemeenschap leefloon moet geven aan de mensen, die het dan terug geven aan de mensen en de gemeente dan zelf € 2.000 ontvangt.
Mevrouw Demaré wijst er op dat er voorstellen worden uitgewerkt om gezamenlijk een huurprijs te bepalen. Er moet ook over gewaakt worden dat er geen discrepantie is met andere sociale huisvesting.
Met de € 2.000 moet geen Sinterklaas gespeeld worden en Steven Vandenbussche en Sharon Dejonghe volgen dit op.