Artikel 1 bepaalt het toepassingsgebied. De bedoeling van het reglement is om vooral de bijkomende werklast te beperken. Het opvragen van informatie (van vooral particulieren) over de eigen woning is een belangrijke vorm van dienstverlening die ook niet leidt tot een grote bijkomende werklast. Vandaar dat het retributiereglement niet van toepassing is op dergelijke aanvragen. Enkele voorbeelden:
- Iemand koopt een bestaande woning en vraagt de plannen op. Er zijn twee dossiers, de oorspronkelijke vergunning voor de woning en later werd ook een carport opgericht. Het retributiereglement is niet van toepassing.
- Iemand koopt een voormalige hoeve en vraagt alle plannen op. Er zijn 6 dossiers: 2 dossiers waarbij een stal werd gebouwd, 1 dossier waarbij allerlei verharding werd aangelegd bij de stallen, 1 dossier voor de herbouw van de bedrijfswoning, 1 dossier voor de functiewijziging naar residentiële woning met woningbijgebouwen en 1 dossier waarbij de historische schuur werd heringericht als woningbijgebouw met garage. In dat geval is het dossier voor de herbouw van de bedrijfswoning niet onderworpen aan het retributiereglement, de andere dossiers wel. De functiewijziging slaat immers op het gehele voormalige landbouwbedrijf (ook de stallen en de schuur). De schuur is een voormalig landbouwbedrijfsgebouw en is geen ‘gewone’ garage zoals bij een residentiële woning.
Dit reglement voert geen retributie in voor een dossiertaks bij het aanvragen van omgevingsvergunningen of meldingen. Dit blijft kosteloos, behalve waar de regelgeving het anders bepaalt (kostprijs aangetekende brieven bij een openbaar onderzoek).
Artikel 2 geeft enkele definities.
Artikel 3 bepaalt de hoogte van de retributie. Er is gekozen voor een eenvoudige benadering om 25 euro per dossier te vragen.
Wat betreft de hoogte van het bedrag is er niet gekozen om dit per gekopieerd plan of document te doen. Immers: voor de invoering van de digitale bouwaanvraag (DBA) en later de digitale omgevingsvergunning, waren de diverse plannen gebundeld op één of enkele plannen. Bij de nieuwe dossiers moeten alle plannen verplicht op een apart document worden aangeleverd. Bij een gemiddeld dossier spreken we al snel over 20 plannen. Ook bij oudere dossiers vinden we heel wat variatie: dossiers met maar één plan maar ook grote dossiers met 10 of meer plannen.
Een andere berekeningswijze (per gekopieerd plan en per gekopieerd document) zou vrij omslachtig zijn. De voorgestelde retributie van 25 euro per dossier is een praktische werkwijze.
Indien op verschillende momenten informatie gevraagd wordt over hetzelfde dossier, dient telkenmale het retributiereglement toegepast te worden. Voorbeeld: op datum 1 vraagt persoon A inlichtingen over dossier D1. Op datum 2 vraagt persoon B inlichtingen over hetzelfde dossier D1. Op datum 3 vraagt persoon A terug inlichtingen over hetzelfde dossier D1. In alle drie de genoemde gevallen is de retributie verschuldigd.
Artikel 4 bepaalt dat een aantal instellingen vrijgesteld zijn. We denken aan andere overheden, zorginstellingen, onderwijsinstellingen enz.
Artikel 5 bepaalt hoe de dossierinformatie wordt afgeleverd. Over het algemeen kan dit vrij snel gaan, indien dossiers al eerder werden ingescand. Naar schatting is ongeveer 1/3 tot de helft van de stedenbouwkundige dossiers ingescand, voor de milieudossiers ligt dit aandeel lager.
Artikels 6 en 7 gaan over een aantal modaliteiten.
Beslissing: éénparig goedgekeurd
Gelet op artikel 173 van de Grondwet;
Gelet op artikel 40 §3 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
Gelet op de financiële toestand van de gemeente en de noodzaak om het budget in evenwicht te houden;
Gelet op de beslissing van de gemeenteraad dd. 22.01.2024 inzake de ingebruikname van het vastgoedinformatieplatform en de vernieuwing van het retributiereglement vastgoedinformatie en de toetredingsovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het vastgoedinformatieplatform;
Overwegende dat, naast de vastgoedinformatie die via het vastgoedinformatieplatform wordt verstrekt, diverse aanvragers ook de beschikbare (bouw)plannen en andere dossierinformatie opvragen;
Overwegende dat dit een bijkomende werklast betekent omwille van het opzoekwerk en het inscannen van de diverse documenten;
Overwegende dat dergelijke informatie in een aantal gevallen ook aanwezig is bij de eigenaar of aanvrager zelf; dat het opvragen van informatie bij de gemeente in een aantal gevallen als een gemakkelijke oplossing gezien wordt;
Overwegende dat vooral het aanvragen van verschillende dossiers bij (landbouw)bedrijven leidt tot bijkomende werklast; dat het aanvragen van dossiers bij eengezinswoningen, carports en dergelijke relevante informatie voor de burger zelf betekent, dat deze dossiers doorgaans ook minder uitgebreid zijn dan de dossiers bij (landbouw)bedrijven;
Overwegende dat het aldus redelijk is om de dossierinformatie met betrekking tot de woning zelf en de voor de residentiële functie dienstige gebouwen zoals tuinhuizen en carports kosteloos te verstrekken;
éénparig
Artikel 1: Toepassingsgebied
§1. Er wordt voor een termijn, startend op 1 april 2024 en eindigend op 31 december 2025, een retributie geheven voor het opzoeken en afleveren van allerhande administratieve stukken en inlichtingen met betrekking tot dossiers zoals in artikel 2 gedefinieerd.
§2. Dit retributiereglement is niet van toepassing op:
1° de behandeling van actuele aanvragen tot omgevingsvergunning of meldingen;
2° alle aanvragen die verlopen via het Vastgoedinformatieplatform en die de daar vereiste informatie bevatten. Het retributiereglement is wel van toepassing als de aanvrager verzoekt om bijkomende informatie.
3° dossierinformatie die enkel betrekking heeft op de woning, tuinhuis, garage, carport, verhardingen bij deze gebouwen, waarbij het zowel kan gaan om residentiële gebouwen als om bedrijfsgebouwen. Het retributiereglement is wel van toepassing op andere constructies en gebouwen zoals stallen, voormalige stallen, schuren, voormalige schuren, handelszaken, bedrijfsgebouwen met uitzondering van de voor de residentiële functie gebruikte gedeelten, enz.
Art. 2: Definities
1° aanvrager: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die gegevens over een dossier opvraagt;
2° dossier: een gemeentelijk dossier of een dossier van een andere vergunningverlenende overheid waarover de gemeente beschikt. Omgevingsvergunningen en de voorlopers zoals stedenbouwkundige vergunningen, bouwvergunningen, machtigingen, milieuvergunningen, aktenames, beroepsdossiers zijn dossiers. Ook dossiers inzake handhaving worden beschouwd als dossiers.
3° dossierinformatie: de informatie die door de gemeente wordt aangeleverd aan de aanvrager, minstens bestaande uit alle plannen en de beslissing over het betreffende dossier. Indien relevant en zonder te raken aan de hoogte van de retributie kunnen ook andere dossierstukken worden verstrekt, zoals foto’s en adviezen.
Art. 3: Bedrag van de retributie
De retributie bedraagt 25 euro per verzoek om informatie en per dossier waarover informatie wordt gevraagd.
Art. 4: Vrijstelling
Instellingen van openbaar nut worden vrijgesteld van deze retributie.
Art. 5: Termijn en wijze van aflevering
§1. De dossierinformatie wordt digitaal aan de aanvrager bezorgd.
§2. De dossierinformatie wordt binnen een termijn van 20 dagen aan de aanvrager bezorgd. Dit is een termijn van orde.
Art. 6: Betalingsmodaliteiten
Na het toezenden van de gevraagde inlichtingen zal de gemeente een factuur uitreiken. Op deze factuur zijn de algemene factuurvoorwaarden zoals vastgesteld in de gemeenteraad van 25/09/2023 en eventuele volgende wijzigingen van toepassing. De actuele factuurvoorwaarden zijn raadpleegbaar op: https://www.hooglede.be/factuurvoorwaarden.
Bij niet-betaling binnen de 30 dagen na verzending van de factuur, gaat de gemeente over tot invordering conform het tariefreglement inzake de invorderingskosten van de niet-fiscale ontvangsten zoals vastgesteld in de gemeenteraad van 25/09/2023 en eventuele volgende wijzigingen.
Art. 7: Bekendmaking
Het reglement zal worden bekendgemaakt op de webtoepassing van de gemeente, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt van deze bekendmaking op de hoogte gebracht.